DAS SIND IHRE NEUEN AUFGABEN:
Administrative und operative Unterstützung der Leitungsebene und Projektleitung:
* Projektunterstützung durch Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokolle
* Kommunikation - Schnittstelle zwischen Team, Stakeholdern im Projektmanagement und Nachverfolgung offener Punkte
* Unterstützung im Vergabe- und Vertragswesen - Vorbereitung und Zusammenstellung von Ausschreibungsunterlagen, Anlegen von Aufträgen, Vertragsübersichten und -fristen
* Rechnungsbearbeitung mit interner Verteilung, Fristenkontrolle, formaler und rechnerischer Prüfung und Fortschreibung der Kostenübersichten
* Daten- und Informationsmanagement von Projektdaten und -akten sowie digitale Ablage über verschiedene Plattformen
* Berichtswesen, technische Dokumentation - Pflege des Projektmanagementsystems, Zuarbeit für Projektberichte, Erstellung von Dokumentationen
* Organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft - Reisemanagement, Ablage Korrespondenz, Koordination interner Abstimmungen, Pflege zentraler Informationspools, allgemeine Büroorganisation
* Recherchetätigkeiten und Marktanalysen
Bauzeichnertätigkeiten (ergänzende Aufgaben)
* CAD inklusive Qualitätskontrolle und -management Bauzeichnungen, Unterstützung bei Mengenermittlung und technischen Dokumentation
* Unterstützung bei der Organisation von Baumaßnahmen Zusammenstellen von Genehmigungsunterlagen, Betreuung und Anleitung von Planungsbüros und Verwalten von Projekträumen.
DAS BRINGEN SIE MIT:
* Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im technischen Umfeld oder in der öffentlichen Verwaltung
* Erfahrung im Projektmanagement oder in der Assistenz von Projektteams wünschenswert
* Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in projektbezogene Fachsoftware einzuarbeiten
* Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
* Kommunikationsstärke und Teamorientierung, sicheres und freundliches Auftreten
* Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in dynamischen Projektphasen den Überblick zu behalten
* Spaß an der Entwicklung und Verbesserung von Arbeitsprozessen
* Die Bereitschaft zu Dienstreisen zwischen Berlin und Karlsruhe wird vorausgesetzt
DAS ERWARTET SIE BEI UNS:
* Lebendige Teamarbeit und ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsklima
* Eine zukunftssichere, anspruchsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
* Individuelles Onboarding, Entwicklungsperspektiven und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
* Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
* Work-Life-Balance, familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle
* Die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
* Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
* Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
* Chancengleichheit, Vielfalt, Diversität
* Nachhaltige Mobilität mit dem JobTicket (z.B. Deutschlandticket) und JobBike BW
* Heiligabend und Silvester dienstfrei, 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
KONTAKT:
Frau Olga Stefanescu (Personalreferat)
Tel.: 0721 8403-118
E-Mail: bewerbung.hbaka@vbv.bwl.de
IHRE BEWERBUNG:
Ihre schriftliche Bewerbung (alle Unterlagen gesammelt in einer PDF-Datei mit max. 20 MB) senden Sie bitte bis zum 12.04.2026 per E-Mail an bewerbung.hbaka@vbv.bwl.de. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
WEITERE INFORMATIONEN:
Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Datenschutzhinweise: Hinweise zum Datenschutz