Ihre Aufgaben
Als persönliche Assistenz des Vorstands bist Du die rechte Hand unseres Vorstands und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Unternehmen. Dazu gehören insbesondere:
✓ Terminkoordination & Reiseorganisation
Du planst, koordinierst und überwachst alle Termine des Vorstands und sorgst für einen strukturierten Kalender. Geschäftsreisen (national & international) organisierst Du eigenständig und behältst stets den Überblick. ✓ Meetings & Events
Du organisierst Meetings, Arbeitsgruppen und BreakOut Sessions (ein- bis dreitägige Veranstaltungen unseres deutschlandweiten Teams) und sorgst für eine perfekte Vorbereitung und Durchführung. Auch bei internen und externen Veranstaltungen bist Du federführend. ✓ Kommunikationsmanagement
Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz, priorisierst und filterst Anfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.
✓ Dokumenten- & Personalaktenverwaltung
Du führst die digitale Ablage von Dokumenten, scannst und archivierst diese in unseren Dokumentmanagementsystemen. Außerdem pflegst und verwaltest Du digitale Personalakten. ✓ Fuhrparkmanagement
Du kümmerst Dich um die Verwaltung unseres Firmenfuhrparks, inklusive Terminkoordination für Wartungen und die Organisation von Fahrzeugwechseln. ✓ Projektunterstützung
Du unterstützt den Vorstand aktiv bei strategischen und operativen Projekten, führst Recherchen durch und bereitest Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen vor.
✓ Diskretion & Vertraulichkeit
Du bist Sparringspartner und Vertraute/r des Vorstands und übernimmst hochsensible Aufgaben mit absoluter Diskretion und Loyalität. ✓ Flexibilität & Hands-on-Mentalität
Kein Tag ist wie der andere: Du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, und packst mit an – egal ob organisatorische Ad-hoc-Tasks oder komplexe Verwaltungsprozesse.
Ihr Profil
* Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder ein betriebswirtschaftliches Studium – wichtiger als Dein Abschluss ist uns aber Dein Organisationstalent!
* Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle mit und hast idealerweise schon auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene gearbeitet.
* Du bist kommunikationsstark, proaktiv und gehst Herausforderungen strukturiert und lösungsorientiert an.
* Du bist absolut diskret, loyal und souverän im Umgang mit sensiblen Informationen.
* Du hast einen hohen Anspruch an Genauigkeit und Effizienz – Multitasking und Priorisierung sind für Dich selbstverständlich.
* Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift – beides ist essenziell für Deine tägliche Arbeit.
* Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) und hast Erfahrung mit Dokumentmanagementsystemen.
* Du hast Freude daran, in einem dynamischen, mittelständischen Umfeld mit flachen Hierarchien zu arbeiten.
Warum wir?
✓ Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand: Du bekommst tiefe Einblicke in die Unternehmensführung und arbeitest direkt mit dem Vorstand zusammen.
✓ Vielfältige Aufgaben: Kein Tag gleicht dem anderen – Du übernimmst eine breite Palette an Aufgaben und kannst Deine Stärken voll ausspielen.
✓ Hoher Gestaltungsspielraum: Deine Ideen und Dein Organisationstalent sind gefragt – Du kannst Prozesse aktiv mitgestalten.
✓ Dynamisches & wertschätzendes Team: Wir sind eine mittelständische Beratungs-Boutique mit hoher Professionalität und einer familiären Kultur.
✓ Langfristige Perspektive: Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit und bieten Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen.
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