Kennziffer AN/056/25 Kategorie(n) Nichtwissenschaftliches Personal Anzahl der Stellen 1 Einsatzort
Studienabteilung
Aufgabengebiet
Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.
1. Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
2. Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
3. Prozessdokumentation und -information
4. Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter und Intranet
5. Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
6. Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
7. Layout von Druckstücken und Präsentationen
8. Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
9. Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP
eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:
10. Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
11. Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
12. Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
13. Optimierung der Informationsflüsse
Anforderungen
14. abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
15. Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
16. Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
17. sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
18. Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
19. datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
20. Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
21. langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
22. sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
23. gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
24. überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit
Bewerbung bis 18.09.25