Wir suchen eine Assistenz, die in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung arbeitet und sich um die Verwaltung von Prozessen und Informationen kümmert.
Aufgaben
* Sie handeln in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und sind vor Ort die Schnittstelle zwischen Ihren KollegInnen und der Geschäftsführung
* Sie führen Personalaufgaben aus, wie z.B. Vertragserstellung/Bearbeitung, Dokumentenpflege, Bearbeitung von Fortbildungs-/Mutterschafts-/Elternzeitanträgen oder auch die Berechnung der Rest-Urlaubstage aus
* Zu Ihren Aufgaben zählen kaufmännische Schriftwechsel aller Art
* Termin-Koordination: Sie planen Termine für die Geschäftsführung (intern und extern) und führen ggf. Vorbereitungen hierfür durch
* Gebäudemanagement: Organisation und Kontrolle aller Aufgaben zur Instandhaltung der Immobilie, z.B. Mängel melden, Beauftragung der Instandsetzung, Ansprechperson vor Ort
* Sie führen das Allgemeine Bestell-/Einkaufswesen in Rücksprache mit dem Controlling durch, z.B. Einkauf von Materialien, Inventar, Mitarbeiter-Gifts
* Verwaltung von Abrechnungsprozessen, wie z.B. Lohnabrechnungsvorbereitung mit der externen Schnittstelle, sowie die Rechnungsanforderungen und Kontrolle von Rechnungen der externen Dienstleister
* Die Organisation von Events liegt mit unter anderem in Ihren Händen, von der Ideenfindung bis hin zur Umsetzung, sowie Planung oder der Einholung von Angeboten
Ihr Profil
* Kreative Quereinsteiger mit Verwaltungsstärken
* Vorerfahrung im Gesundheitswesen oder im Kaufmännischen Verwaltungsbereich wären wünschenswert - kein Muss
* Min. 2 Jahre Erfahrung in Projektmanagement
* Erste Berufserfahrung in einem Sekretariat bzw. als Assistenz wären von Vorteil
* Organisationsgeschick, Eigeninitiative, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
* Hohe Loyalität, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit zeichnen Sie aus
* Hohe Sozialkompetenz, Aufgeschlossenheit sowie Lern- und Leistungsbereitschaft
* Sichere Kenntnisse in der PC-Anwendung (MS Office-Paket)
Unser Unternehmen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu entwickeln und Ihre Karriere voranzutreiben.