Deine Aufgaben
Als Vorstandsassistenz bist du die zentrale Anlaufstelle für unseren Vorstand und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos läuft. Du stellst sicher, dass Termine, Vorgänge und Unterlagen vorausschauend vorbereitet, sauber koordiniert und zuverlässig nachgehalten werden. Darüber hinaus begleitest du Prozesse und interne Vorhaben eigenständig. Du organisierst, koordinierst und behältst den Überblick – vorausschauend, verbindlich und mit einem sehr guten Gespür für Prioritäten.
Termin- & Kalenderorganisation
* Eigenständige Steuerung des Vorstandskalenders inkl. Priorisierung und Abstimmung
* Organisation und Vor-/Nachbereitung interner sowie externer Termine
* Protokollierung von Entscheidungen, To-dos und nächsten Schritten inkl. Nachverfolgung
* Tracking von Aufgaben und Fristen (Reminder, Follow-ups, Statusübersichten)
* Organisation von internen und externen Veranstaltungen
Unterlagen & Kommunikation
* Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
* Professionelle Korrespondenz und verlässliche Schnittstellenkommunikation
* Mitarbeit bei internen Vorhaben und projekthaften Themen im Vorstandsbereich
Reiseorganisation & Administration
* Planung und Koordination von Dienstreisen inkl. Buchungen und Zeitplänen
* Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Rechnungsprüfung, Spesen und sonstiger administrativer Vorgänge im Vorstandsbereich
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Umfeld Vorstand/Geschäftsführung
* Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
* Hohe Verbindlichkeit, Serviceorientierung und ein ausgeprägtes Prioritätengefühl
* Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word)
* Diskretion, Loyalität und souveränes Auftreten auch in stressigen Situationen
* Affinität für die Immobilienbranche
Arbeiten bei der Best Brand der Immobilienbranche - Deine Landmarken
* Innovatives und familiäres Unternehmen mit flachen Hierarchien und den Auszeichnungen "Great Place To Work" sowie „Top Arbeitgeber Mittelstand“
* Offene, teamorientierte sowie wertschätzende Atmosphäre und ein Umfeld, in dem deine Meinung gefragt ist und dein Beitrag gesehen wird
* Ein starkes Team, das dir bei der Einarbeitung zur Seite steht
* Flexible Arbeitszeiten, Home Office-Möglichkeit und eine unbefristete Anstellung
* Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
* Zuschuss zum ÖPNV-Ticket nach entsprechender Betriebszugehörigkeit
* Großzügige Übernahme von Kinderbetreuungskosten nach entsprechender Betriebszugehörigkeit
* Möglichkeit zum E-Bike Leasing
* Als gesundheitsorientiertes Unternehmen bieten wir die Möglichkeit zur Teilnahme an zertifizierten Gesundheitskursen sowie ein Obst-, Kaffee- und Getränkeangebot
* Firmeneigenes Fitnessstudio und Yogaraum im Aachener Headquarter
* Regelmäßige Team- und Firmenevents
* Attraktiv gestalteter Arbeitsplatz in moderner Bürowelt mit Wohlfühlfaktor
Über uns
Mit erfolgreichen Projekten in über 20 Städten zählt die Landmarken AG zu den renommiertesten Projektentwicklern vor allem in NRW. Sie realisiert moderne und gesunde Arbeitswelten, Hochschulentwicklungen, denkmalgeschützte Gebäude, heterogene Quartiere, bezahlbaren Wohnraum, Studierendenwohnen, Hotels, Handelsimmobilien und Mixed-Use-Konzepte. Als Mitglied der DGNB verpflichtet sie sich deren Leitbildern. Die Landmarken AG will Menschen inspirieren und begeistern, indem wir lebendige und identitätsstiftende Orte entwickeln, die Städte attraktiver, lebenswerter und zukunftsfähig machen.