Unsere Stellenausschreibung
">Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung
Wir suchen eine motivierte und organisierte Person, um unser Sekretariat zu leiten.
* Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
* Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer
* Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
* Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen
* Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern
* Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
* Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
* Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
* Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
* Anleitung von Auszubildenden
Ihr Profil
Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen
Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Unser Angebot
* Kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
* Zukunftssichere Beschäftigung
* Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
* Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
* Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
* Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
* Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten