Assistenz der klinikleitung/office manager*in für organisation und digitalisierung (m/w/d)

Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Einsatzort: 53111 Bonn

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Im Zentrum für Hauterkrankungen des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler*innen, internen und externen Besucher*innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen
• Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
• Termin- und Büroorganisation Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
• Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings
• Dokumentation & Protokollführung Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
• Qualitätsmanagement & Zertifizierungen Unterstützung bei Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozessen (z. Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten
• Digitale Prozesssteuerung Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows
• PR- und Kommunikationsaufgaben Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
• Organisation & Repräsentation Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
• Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
• Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen, kliniknahen IT-Systemen und digitalen Workflows
• Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
• Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und souveränes Auftreten
• Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und effizient zu steuern
• Bereitschaft, sich in neue digitale Technologien und KI-gestützte Systeme einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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