Job Description
Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands. Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.
Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine
Assistenz (m/w/d)
Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potenziale in Kürze bei uns entfalten!
* organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
* eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z. T. noch in Papierform eingehenden Postein- und -ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
* Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
* Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
* Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
* organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
* Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
* kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
* administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
* Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
* vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
* Organisation von Dienstreisen
* erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Management- / Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
* ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
* sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
* Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten ist von Vorteil
* idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
* Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
* vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
* ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
* ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft
* eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
* ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
* berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
* hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
* gleitende Arbeitszeiten und z. T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF
Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.