Ihre Aufgaben
:
1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Ablage, Postbearbeitung, Wiedervorlage nach Prioritäten, Büromaterialbeschaffung
2. Umfangreiche Terminkoordination (inkl. Raumbuchung, Bewirtungsanfragen etc.)
3. Erstellung von Dokumenten in Englisch und Deutsch
4. Entwurf von Organisationsmitteilungen
5. Reiseplanung: Organisation des Reiseablaufs und Vorbereitung der Reiseunterlagen sowie abschließende Abrechnung der Reisekosten
6. Vorbereitung und Betreuung von Meetings und Veranstaltungen ggf. Offsite
inkl. Organisation von Bewirtung und Unterbringung von Gästen wenn
erforderlich
7. Verwaltungsarbeiten, z.B. Bestellwesen und Rechnungsabwicklung über Instore
8. Betreuung von Datenbanken, insbesondere innerhalb des CFO Bereiches auf „Sharepoint“/ Teams
9. Zentrale Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten bei Einstellungen, Entlassungen, Austritten, einschließlich formaler Aufbereitung
10. Anwesenheitskontrolle und Stundenerfassung der Mitarbeiter via LOGA
11. Wartung der Bürogeräte und Leasingverantwortliche (Laptops, Monitore)
Ihr Profil:
12. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder (Fremdsprachen-)Sekretariatsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
13. Mindestens drei Jahre Erfahrung im Management eines Sekretariats auf Führungsebene – idealerweise in einem international agierenden Unternehmen
14. Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office sowie Sharepoint, SAP Concur Kenntnisse von Vorteil
15. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
16. IT- Affinität sowie offen für neue Technologien
17. Organisationstalent, Belastbarkeit, Loyalität und Flexibilität
18. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
19. Vorausschauende, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie eine hohe Serviceorientierung
20. Diskretion und Zuverlässigkeit