Ihre Aufgaben:
* Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen sowie interne und externe Kontakte
* Kaufmännische Administration, inkl. Zeitrückmeldungen (Monats- und Jahresabschluss) und Rechnungsprüfung
* Bestell- und Inventarmanagement, inkl. SAP-Web-Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege der Hard- und Software-Inventurliste
* Vertrags- und Dokumentenmanagement, inkl. Erstellung und Verwaltung über DocuSign
* Reise- und Spesenmanagement, inkl. Reisekostenabrechnungen und Hotelbuchungen
* Sitzungs- und Meetingmanagement, inkl. Organisation, Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Unterlagenbereitstellung
* Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
* Unterstützung im Projektmanagement, inkl. Agenden, To-do-Listen, Reportings sowie Arbeit mit Kollaborationstools (z.B. Miro)
* Unterstützung in Personalthemen, inkl. Urlaubsplanung, Mehrarbeit, Rufbereitschaft, On- und Offboarding sowie Betreuung besonderer Mitarbeitersituationen
* Organisation und Weiterentwicklung von Team- und Unternehmensformaten, inkl. Teamevents, Workshops, Schulungen sowie eigenständige Optimierungsinitiativen
Ihre Qualifikationen:
* Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Einschlägige Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
* Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
* Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation & Teamfähigkeit
* Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit / Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
* Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset und hoher Serviceverständnis)
* Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
* Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
* Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
* Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch
Ihre Vorteile:
* Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
* Angenehmes Arbeitsklima
* Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche