STELLENBESCHREIBUNG / ZWECK:
Unterstützung in allen administrativen Aspekten des Facility Managements und der Berichterstattung. Verantwortlich für die Beantwortung von Mieter-/Kundenserviceanfragen für ein Portfolio von Unternehmensimmobilien. Erstellung und Unterstützung bei der Erstellung verschiedener monatlicher (und anderer periodischer) Betriebs-, Verwaltungs- und Finanzberichte. Kann auch als Unterstützung für Rezeption, Poststelle und Bürodienste fungieren. Administrative Aufgaben erfordern umfassende Erfahrung, Kompetenz und Kenntnisse der Organisationsrichtlinien und -praktiken für eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson.
ESSENTIAL DUTIES:
* Koordination mit dem Facility-Team bei der Verwaltung immobilienbezogener Dokumente – Memos, Briefe, Monatsberichte.
* Unterstützung bei der Überwachung von Helpdesk-Anfragen und Arbeitsaufträgen, um sicherzustellen, dass Anfragen verteilt und abgeschlossen werden.
* Unterstützung bei der Konfiguration von Bewirtungs- und Besprechungsräumen.
* Unterstützung bei der Verwaltung von Schreibtisch- und Raumbuchungen.
* Unterstützung bei der Organisation von Kurieren und/oder Taxis.
* Verwaltung der Zuweisung von Schließfächern und/oder Sitz-/Bürozuweisungen für Mitarbeiter vor Ort.
* Pflege der Liste und Unterstützung bei der Verteilung, dem Ersatz und/oder der Deaktivierung von Sicherheitszugangskarten.
* Koordination von Mieterserviceanfragen im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Verwaltung der Immobilie. Wahrung eines professionellen Erscheinungsbilds gegenüber internen und externen Anrufern.
* Abstimmung mit dem Vermietervertreter bezüglich aller vom Mieter angeforderten Dienstleistungen und/oder Arbeitsaufträge. Bei Bedarf Rücksprache mit dem Vermieter oder den Immobilienvertretern halten.
* Zusammenstellen von Informationen, Erstellen und Aktualisieren von Berichten oder Bearbeiten anderer Dokumente nach Bedarf: Lieferantenversicherungszertifikate, Lieferantenserviceverträge, Lieferantenrechnungen und Serviceaufzeichnungen, Notruflisten für die Immobilie, Mieterkontaktlisten usw.
* Entwicklung und Pflege von Archivierungs- und Nachverfolgungssystemen für Immobilien, die oben genannten Berichte und Dokumente.
* Unterstützung der Facility Manager bei der Erstellung und Entwicklung des jährlichen Budgets.
* Unterstützung der Facility Manager bei der Erstellung monatlicher Berichte auf Anfrage.
* Unterstützung bei der Rechnungsstellung an Lieferanten.
* Unterstützung der Rezeption.
* Beaufsichtigung des Kopier- und Postversands innerhalb der zuständigen Abteilung.
* Überwachung und Bestellung von Büromaterial, Verbrauchsmaterialien und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) nach Bedarf.
* Überwachung und Bestellung von Vorratsvorräten nach Bedarf.
* Kontaktaufnahme und Abstimmung mit Lieferanten zur Wartung oder Reparatur von Geräten nach Bedarf.
* Abstimmung mit dem Facility Manager und Unterstützung bei EH&S-Aktivitäten, Kommunikation und Richtliniendurchsetzung vor Ort.
* Übernahme weiterer zugewiesener Aufgaben möglich
FÄHIGKEITEN, AUSBILDUNG & ERFAHRUNG:
* Erfahrung im Facility-/Büromanagement und Gebäudebetrieb wünschenswert
* Ausgezeichnete Kommunikations-, Schreib- und Organisationsfähigkeiten
* Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägte Multitasking-Fähigkeit
* Hervorragende Kundenservice-Fähigkeiten
* Gute Kenntnisse in MS Word, MS Excel und Outlook
* Selbstständiges Arbeiten mit minimaler Aufsicht
* Liebe zum Detail
WAS WIR BIETEN:
* Schnelles Arbeitsumfeld
* Unternehmerisches und unterstützendes Team
* Wettbewerbsfähiges Gehalt
ARBEITSBEDINGUNGEN:
* Normale Arbeitsbedingungen ohne unangenehme Elemente