Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofortWir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert.ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose:Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.Sie arbeiten eng mit unserem CEO zusammen und sorgen dafür, dass er sich auf die wesentlichen strategischen Entscheidungen konzentrieren kann. Als Executive Assistant strukturieren, priorisieren und koordinieren Sie die relevanten Informationen, Vorgänge und Abläufe – hochprofessionell, diskret und verbindlich.AufgabenIhre AufgabenInformations- & PrioritätensteuerungFiltern, triagieren und bündeln aller CEO‑relevanten ThemenSicherstellen, dass der CEO die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhältSelbstständiges Einholen von Informationen und Einschätzen der RelevanzMeeting-Management & Follow-upErstellung klarer AgendenPräzise Protokolle inkl. Owners & DeadlinesKonsequentes Nachhalten offener AufgabenVermeidung unnötiger Schleifen oder CC‑KaskadenCase Board ManagementStrukturierte Steuerung von Themen in Recht, Bau, Versicherung und ProjektenAktualisierung von Fristen, Risiken und DokumentenVorbereitung der relevanten EntscheidungsunterlagenDokumentation & EntscheidungsgrundlagenErstellung prägnanter 1‑Pager für EntscheidungenErstellung von Präsentationen, Übersichten und StatusreportsSicherstellen einer sauberen, nachvollziehbaren DokumentationExterne Partner & StakeholderKoordination von Anwälten, Agenturen, DienstleisternSicherstellung von Fristen, Deliverables und strukturierter KommunikationCEO Kalender & ShieldingEffiziente Termin- und AblaufplanungSchutz des CEOs vor operativen AblenkungenSteuerung von Prioritäten und ZeitblöckenQualifikationIhr ProfilFachliche QualifikationMehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Assistenz der GeschäftsführungMindestens 5 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung auf C‑LevelErfahrung in unternehmerischen, dynamischen UmfeldernRoutine im Umgang mit komplexen Strukturen (z.B. mehrere Gesellschaften, Projekte, Bau, Recht)Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote)Sehr gute Deutschkenntnisse, gute EnglischkenntnisseIhre ArbeitsweiseSehr schnelle Auffassungsgabe und hohes UmsetzungstempoPräzise schriftliche KommunikationStrukturierte, saubere DokumentationProaktive InformationsbeschaffungKPI‑orientiertes DenkenKlare Durchsetzungsfähigkeit ohne LautstärkeIhre PersönlichkeitHöchste Diskretion und IntegritätBelastbar, stabil, zuverlässigKeine Selbstdarstellung, kein MitsteuerungsanspruchRespektvoll und klar im UmgangProfessionalität in stressigen SituationenBenefitsWas Sie erwartet:Eine Schlüsselposition nahe der GeschäftsführungEin starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebtEin Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere ProdukteCorporate Benefits & großzügige Ausstattung am ArbeitsplatzEin familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter MissionWir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht.Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung. #J-18808-Ljbffr