Ihre Aufgaben
1. allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere Erledigung der Korrespondenz Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung Betreuung der Website der jeweiligen Arbeitsgruppe Bibliotheks- und Literaturarbeiten Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen Beschaffungsangelegenheiten unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung
2. übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %) Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben Mithilfe bei Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
3. fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)
Es handelt sich teilweise um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der*des Stelleninhaber*in auf die ursprüngliche und durch diese Ausschreibung nur zeitweise vertretene Stelle ist eine Aufgabenänderung im Arbeitsbereich möglich. Unser Angebot
4. Vergütung nach E8 TV-L
5. unbefristet
6. Vollzeit
7. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
8. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
9. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
10. flexible Arbeitszeiten
11. 30 Tage Urlaub
12. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
13. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
14. gute Verkehrsanbindung
15. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
16. kollegiale Zusammenarbeit
17. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
18. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
19. abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r),
alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
20. Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
21. sehr gute Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
22. Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
23. sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
24. hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
25. sehr hohe Organisationsfähigkeit
26. Eigeninitiative und Engagement
27. ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
28. Bereitschaft, in der lernenden Organisation Universität kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken
Das wünschen wir uns
29. Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
30. Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
31. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
32. Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)