Ihre Aufgaben:
* Umfassende Assistenz der Bereichsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
* Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen nach vorgegebenen Vorlagen
* Aufbereitung von Informationen inkl. Erstellung und Pflege komplexer Excel-Dateien
* Koordination bereichsübergreifender Themen in Abstimmung mit dem Management
* Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Front- und Backoffice
* Professionelle Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
* Organisation und Priorisierung eines dynamischen Führungskräfte-Kalenders
* Planung und Koordination komplexer Termine, Meetings und Geschäftsreisen
* Organisation und Buchung nationaler und internationaler Reisen
* Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für die Führungskraft und Teile des Teams
* Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
* Betreuung neuer Teammitglieder hinsichtlich administrativer und organisatorischer Belange
* Ansprechpartner für interne und externe Kollegen sowie Geschäftspartner
Ihre Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische oder fachbezogene Ausbildung
* Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz / Sekretariatsarbeit auf Führungsebene
* Sicherer Umgang mit Führungskräften auf allen Hierarchieebenen, inkl. Vorstandsebene
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
* Fundierte Erfahrung in der Reiseplanung sowie in der Reisekostenabrechnung
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sehr gute Anwendungssicherheit in gängigen Office-Tools
* Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
* Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Ergebnisorientierung
* Professionelles und freundliches Auftrete
* Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
* Flexibilität, Belastbarkeit sowie interkulturelle Kompetenz
Ihre Vorteile:
* Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
* Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
* Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tage
* Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
* Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit