Ihre Aufgaben: Eigenständige Büroorganisation sowie Bearbeitung von Post, E-Mails und Telefonanfragen Unterstützung bei der Pflege von Personal- und Klienten Daten Anwendung und Pflege des Zeiterfassungssystems im täglichen Arbeitsablauf Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Rechnungen und variablen Daten (z. B. Arbeitsunfähigkeit, Urlaub) Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen und Vorbereitung von Abrechnungen mit Kostenträgern im Zeiterfassungssystem Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Tagungen, inklusive Protokollführung Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien Aktive Teilnahme an Dienstbesprechungen Das bieten wir Ihnen: Eine leistungsgerechte Vergütung nach AVR-Caritas inkl. Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld, 30 Tagen Urlaub und weiteren Sozialleistungen Eine betriebliche Altersvorsorge über die Rheinische Zusatzversorgungskasse (RZVK) Eine kollegiale und wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem gemeinnützigen Unternehmen Eine ausführliche Einarbeitung Vielfältige fach- und persönlichkeitsspezifische Fort- und Weiterbildungsangebote Die Förderung Ihrer Mitgliedschaft im Firmenfitness – Netzwerk “EGYM Wellpass” mit individuellen Vorteilen wie: Nutzungen von Sport- und Wellnessangeboten, Schwimmbädern, Online-Kursen und vieles mehr bei Ihnen in der Nähe Die Möglichkeit sich bei unserem Partner “Company Bike” ein E-Bike oder Fahrrad zu Leasen, was Sie für den Weg zur Arbeit oder in der Freizeit flexibel nutzen können Diverse Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende Was wir uns vorstellen: Eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsfachkraft oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise im schulischen oder sozialen Bereich Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in Verwaltungssoftware sind von Vorteil Hohe organisatorische Fähigkeiten, Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung Diskretion und sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen der Malteser