Ihre neue Herausforderung im Bereich der Prüfungsverwaltung
Wir suchen eine erfahrenen Verwaltungsangestellten, die sich auf das Team der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement einbringen möchte. In dieser Funktion werden Sie Teil eines engagierten Teams von sechs Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam das Fachwissen und die Erfahrung bündeln, um Studierenden bei allen Fragen rund um die Prüfungen zu unterstützen.
* Erfassung und Pflege der Prüfungsdaten der Studierenden in Bachelor- und Masterstudiengängen mit HEonline
* Erstellung und Ausgabe von Abschlusszeugnissen mit Transcript of Records, Urkunden und Diploma Supplements
* Erstellung von Zweitschriften und Zeugniskorrekturen hinsichtlich Name, Geburtsort, Note etc.
* Ausstellung von Notenspiegeln und Bescheinigungen mit HEonline
* Durchführung und Erstellung von Bescheiden über die Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie die Anrechnung von Studienzeiten
* Vorbereitung der Prüfungsausgabe (Zusammenstellen der Prüfungsmappen mit Sitzplan, Prüflingsliste, Prüfungsprotokoll, Hinweise zur Prüfung für Prüfer:innen etc.)
* Wahrnehmung der telefonischen und persönlichen Sprechzeiten des Referats Prüfungen, hinsichtlich der Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten sowie zum positiven und negativen Studienabschluss
* Aktenführung und Archivierung der Prüfungsakten am Standort Esslingen Stadtmitte
* Bei Bedarf Unterstützung des Studierendenservice und Wahrnehmung von Sprechzeiten am Standort Flandernstraße
Anforderungen
Um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern, benötigen wir eine erfahrene Person mit folgenden Qualifikationen:
* Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z. B. im Bereich Verwaltung, Assistenz sowie Sekretariat oder Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung
* Dienstleistungsbereitschaft und Freude am Kundenkontakt
* Schnelle Auffassungsgabe und Befähigung zur einfachen Erklärung komplexer Sachverhalte
* Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und eigenständige Arbeitsweise
* Teamfähigkeit
* Bereitschaft zur Einarbeitung in die Software und die Prozesse des Referats
* Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
Vorteile
Wir bieten Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:
* Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L
* Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100%
* Die Stelle ist unbefristet
* Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
* Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
* 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
* Sabbatical-Angebot
* Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
* Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse)
* Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
* Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Arbeit im Team, die Bearbeitung von Prüfungsanmeldungen und -ergebnissen, die Ausstellung von Abschlusszeugnissen und die Wahrnehmung von Sprechzeiten. Wir erwarten von Ihnen einen strukturierten und effizienten Arbeitsstil sowie eine hohe Kundenfreundlichkeit.
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