Position: Order Processing & Customer Service Specialist (m/w/d)
Standort: Butzbach, Deutschland
Bereich: Lifting Automation
Anstellungsart: Unbefristet
Über die Piab Group
Bei der Piab Group verbessern wir seit 1951 die Produktivität, Nachhaltigkeit und Sicherheit unserer Kunden, indem wir die industrielle Automation kontinuierlich weiterentwickeln. Wir glauben an eine automatisierte Welt, in der keine Ressourcen verschwendet und keine Menschen verletzt werden. Mit einem Jahresumsatz von ca. 3 Milliarden SEK und mehr als 1.400 Mitarbeitenden ist Piab eine global aufgestellte Organisation, die Kunden in über 100 Ländern über ein weitreichendes Netzwerk von Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern betreut. Seit 2018 befindet sich die Piab Group im Besitz von Patricia Industries, einem Unternehmen von Investor AB.
Die Division Lifting Automation ist auf intelligente Hebelösungen mit Vakuumtechnologie spezialisiert, die in Branchen wie Logistik, Lebensmittel & Getränke, Pharma, Automobilindustrie, Holzverarbeitung und Luftfahrt eingesetzt werden können. Wir sind weltweit führend im Bereich ergonomisches Handling und bieten einige der fortschrittlichsten Produkte auf dem Markt.
Das können Sie bei uns erwarten
Innovative Kultur: Teil eines Teams sein, das von Kreativität und Innovation lebt.
Globaler Einfluss: Mitarbeit in einem Unternehmen, das weltweit führend in Vakuum-Transportlösungen ist.
Globale Präsenz: Piab verfügt über mehr als 25 Vertriebsniederlassungen und über 900 Partner weltweit und stellt so ein dichtes Netzwerk und eine große globale Reichweite sicher.
Nachhaltige Vision: Beitrag zu einer automatisierten Welt leisten und damit Sicherheit und Effizienz fördern.
Berufliche Weiterentwicklung: Zugang zu Möglichkeiten für kontinuierliches Lernen und Karriereentwicklung.
Vielfalt und Inklusion: Mitarbeit in einem Arbeitsumfeld, das Vielfalt wertschätzt und eine inklusive Kultur fördert.
Stabiler Arbeitgeber: Als Teil von Patricia Industries und verbunden mit der Familie Wallenberg profitiert Piab von starker Unterstützung sowie einem klaren Bekenntnis zu langfristigem Wachstum und Nachhaltigkeit.
Aufgabenprofil
Der Order Processing & Customer Service Specialist (m/w/d) ist verantwortlich für die effiziente Abwicklung von Kundenaufträgen und Serviceaktivitäten – von der Angebotserstellung und Auftragserfassung bis hin zur Fakturierung und Nachverfolgung. Ziel der Position ist es, einen reibungslosen End-to-End-Prozess für Aufträge und Service sicherzustellen, eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und die Vertriebsorganisation aktiv bei der Erreichung ihrer Umsatzziele zu unterstützen.
Hauptaufgaben
Steuerung des gesamten Auftragsprozesses von der Angebotserstellung und Auftragsprüfung über die Auftragserfassung und Lieferverfolgung bis hin zur Rechnungsstellung.
Überwachung und Verwaltung von Service- und Wartungsverträgen, einschließlich der Einsatzplanung von Servicetechnikern und Sicherstellung der fristgerechten Durchführung aller vertraglich vereinbarten Leistungen.
Abstimmung mit Kunden, externen Dienstleistern, Einkauf, Logistik und weiteren internen Stakeholdern hinsichtlich Auftrags-, Liefer- und Servicestatus.
Pflege korrekter Kunden- und Auftragsdaten in ERP- und CRM-Systemen sowie Überwachung von Fristen zur Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung und Ausführung.
Überwachung lagerbezogener Aktivitäten, einschließlich Bestandskoordination und Bestandskontrolle im Einklang mit unternehmensweiten Working-Capital-Zielen.
Bei Bedarf Bedienung eines Gabelstaplers zum sicheren Be- und Entladen von Lieferungen gemäß den Sicherheitsvorschriften.
Unterstützung des Forderungsmanagements durch Überwachung offener Posten und Zusammenarbeit mit dem zuständigen ASM bei Maßnahmen zur Zahlungseingangssicherung.
Bearbeitung von Kundenreklamationen durch Dokumentation der Fälle und Koordination notwendiger Korrekturmaßnahmen für den jeweiligen Produktbereich.
Erstellung monatlicher Leistungs- und KPI-Reports über das CRM-System.
Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Messen und Vertriebsveranstaltungen.
Beitrag zur Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitender im eigenen Verantwortungsbereich sowie Übernahme weiterer, funktionsrelevanter Aufgaben.
Bevorzugte Kompetenzen
In dieser Rolle handeln Sie im Einklang mit dem Piab Code of Conduct und kennen sowie befolgen die Werte, Mission und Prozesse des Unternehmens. Die Position kann gelegentliche Reisebereitschaft erfordern (z. B. zu Messen oder Kundenterminen).
Nachweisbare Erfahrung in einer vertriebs- oder vertriebsunterstützenden Funktion, idealerweise im Industrie- oder Fertigungsumfeld
Ausgezeichnete Kommunikations-, Verhandlungs- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und in der Pflege von Kundendaten
Ausgeprägte Vertriebsaffinität: fundiertes Verständnis von Vertriebsprozessen und -strategien sowie die Fähigkeit, Umsatzwachstum zu unterstützen und voranzutreiben
Hohe Kundenorientierung und Bereitschaft, langfristige, vertrauensbasierte Kundenbeziehungen aufzubauen
Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um sich auf veränderte Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse einzustellen
Strategisches Denkvermögen und die Fähigkeit, Aktivitäten im Einklang mit Geschäfts- und Vertriebszielen zu planen und umzusetzen
Offenheit für Innovationen und neue Ideen sowie ein kontinuierlicher Verbesserungsansatz für Prozesse und Services
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, auch unter hoher Arbeitsbelastung
Erfahrung und Ausbildung
1–2 Jahre Erfahrung im Vertrieb oder in einer vertriebsnahen Funktion (z. B. Innendienst, Kundenservice, Vertriebsinnendienst, Servicekoordination); Art des Vertriebs ist flexibel
Erfahrung in der Arbeit mit ERP- und CRM-Systemen
Idealerweise Erfahrung in einem industriellen oder technischen Umfeld
Gabelstaplerschein von Vorteil
Wesentliche Schnittstellen
Enge Zusammenarbeit mit dem Sales Manager / Teamleiter und den Area Sales Managern
Regelmäßige Abstimmung mit dem Außendienst zu Auftragsstatus, Kundenanforderungen und Serviceaktivitäten
Zentrale Schnittstelle zu Service, Einkauf, Logistik, Finanzen/Buchhaltung und Lager
Kooperative Zusammenarbeit mit externen Servicepartnern und weiteren Dienstleistern
Direkte Kommunikation mit Kunden zu Angeboten, Aufträgen, Lieferterminen, Serviceeinsätzen und Reklamationen
Das sagen unsere Mitarbeitenden über uns
"Bei Piab habe ich die Möglichkeit, meinen eigenen Fußabdruck zu hinterlassen. Die flachen Hierarchien sorgen dafür, dass meine Ideen gehört und wertgeschätzt werden. #LoveWhereIWork"
So bewerben Sie sich
Wenn Sie Leidenschaft für Innovation mitbringen und die Welt der Automation mitgestalten möchten, freuen wir uns sehr, von Ihnen zu hören
Bitte beachten Sie, dass für Bewerberinnen und Bewerber aus Nicht-EU-Ländern eine gültige Arbeitserlaubnis für das Land erforderlich ist, in dem wir die offene Stelle anbieten. Bewerbungen ohne gültige Arbeitserlaubnis können leider nicht berücksichtigt werden.