Projektassistenz (m/w/d) Real Estate Management
Ihre Arbeit soll spannend sein? Wir setzen noch Vielfalt drauf!Wir suchen ab sofort am Standort Mainz eine Projektassistenz (m/w/d) Real Estate Management in Vollzeit.
Es gibt viel zu tun
* Administrative Zuarbeit zur Projektorganisation, insbesondere im Bereich Dokumentation, Terminpflege und Kommunikation
* Vorbereitung, Nachverfolgung und Ablage von Verträgen (Bau-, Planer-, Nachunternehmerverträge) im digitalen Dokumentenmanagementsystem
* Pflege und Kontrolle projektbezogener Daten in Kostenkontrollsystemen wie Alasco oder SAP (z. B. Erfassung von Aufträgen, Rechnungen, Bürgschaften)
* Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Entscheidungsvorlagen und Projektdokumentationen, z. B. Statusberichte oder Projekthandbücher
* Organisation und Koordination von Projektbesprechungen, Bieter- und Vergabeterminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
* Kommunikative Schnittstelle im Projektteam, insbesondere zu internen Kollegen, externen Planern, Gutachtern, Baufirmen und Kunden
* Organisation von Geschäftsreisen (Hotel-, Bahn-, Flugbuchungen sowie Mietwagenreservierungen) für Projektbeteiligte
* Unterstützung bei der termingerechten Nachverfolgung projektkritischer Fristen, z. B. Abgabefristen oder behördliche Vorgaben
Was wir uns von Ihnen wünschen
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Projektassistenz, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbar
* Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz von Projektteams
* Grundverständnis projektbezogener Prozesse
* Sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und MS Teams
* Erfahrung im Umgang mit SAP oder Kostenmanagement-Software (z. B. Alasco) sowie ein Bezug zur Bau- oder Immobilienwirtschaft ist von Vorteil
* Organisationstalent und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
* Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung gegenüber Projektleiter*innen und externen Beteiligten
* Selbstständigkeit, hohe Eigenmotivation und Bereitschaft, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
* Belastbarkeit, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe, auch bei parallelen Projektaufgaben
* Reisebereitschaft bei Bedarf
Unser Angebot für Sie
* 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Rosenmontag
* Homeoffice und flexible Arbeitszeiten - Vereinbarkeit privates und berufliches
* Jobrad, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Kostenloser Verleih von E-Bikes
* Zuschüsse Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung
* Gesundheitsmanagement - regelmäßiger Gesundheits-Check-up, Zuschuss Arbeitsplatzbrille u.v.m
* Fitnessräume inkl. Sportkurse - Inhouse und modern ausgestattet
* Aus- und Weiterbildung – individuelle und umfassende Maßnahmen
* Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
* Gemeinsame Events - Abteilungsausflug, Jahresabschlussfeier, Sportveranstaltungen u.v.m
* Sie erwartet eine ausführliche Onboarding-Phase mit individuell geplanter Einarbeitung und eine Zusammenarbeit, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht