Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)
Exklusives Family Office in Hamburg (Elbchaussee)
Ziel der Position
Als persönliche Assistenz unterstützen Sie ein Family Office im operativen und organisatorischen Alltag – langfristig, vertrauensvoll, diskret. Sie koordinieren Termine, Aufgaben und Anfragen – stets mit Weitblick, Souveränität und absoluter Diskretion. Ihr Beitrag sorgt dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – sowohl im privaten als auch im repräsentativen Umfeld.
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Büromanagement & Organisation
* Schriftverkehr, Post, Wiedervorlagen, Dokumenten- und Unterlagenmanagement
* Pflege von Abläufen, Checklisten, Ablagesystemen und Bürobedarf
Kalender- & Aufgabensteuerung
* Strukturierte Planung und Koordination aller Termine, Fristen und To-dos (privat & geschäftlich)
* Vorbereitung von Unterlagen, Nachhalten von Entscheidungen
Kommunikation & Schnittstellen
* Professioneller Kontakt zu internen Mitarbeitenden (z. B. Haushälterin, Chauffeur, Handwerk/Technik)
* Abstimmung mit externen Partnern (Kanzleien, Ärzten, Dienstleistern) inkl. Besuchsorganisation
Haus- & Dienstleistungskoordination
* Wartungstermine und Einsätze steuern, Verträge und Dienstleister im Blick behalten
Rechnungen & Abrechnung
* Eingangsrechnungen prüfen, Angebotsvergleiche, vorbereitende Abrechnung, Kontoübersichten
Finanz- & Steuerunterlagen
* Übergabe relevanter Belege an die Steuerberatung, Überblick über Verträge & Dokumente
Personaladministration
* Unterstützung bei Dokumentation, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung
Events & Anlässe
* Planung, Begleitung und Nachbereitung privater/repräsentativer Termine (Empfang & Bewirtung)
Fachliche Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Mehrjährige Assistenz-Erfahrung, idealerweise in gehobenem privatem oder unternehmerischem Umfeld
* Sehr sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel) & digitaler Kalenderführung
* Stilsichere Kommunikation in Deutsch (Wort & Schrift)
* Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte, detailgenaue Arbeitsweise
* Wünschenswert: Grundverständnis für private Finanz-, Versicherungs- oder Vertragsangelegenheiten
Persönliches Profil
* Loyal, diskret, verlässlich ; agieren zurückhaltend statt im Vordergrund
* Freude an Verantwortung „im Hintergrund“ und am vorausschauenden Arbeiten
* Ruhe, Überblick und Verbindlichkeit – auch in dynamischen Situationen
* Gepflegtes Auftreten, klare und respektvolle Kommunikation
Mitarbeitervorteile
* Attraktive, langfristige Position in einem exklusiven Umfeld
* Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit direktem Entscheidungsspielraum
* Diskretes & wertschätzendes Arbeitsumfeld
* keine Großraumbüros, sondern persönliche Atmosphäre
* Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Koordination und Eventunterstützung
* Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache auch Teilzeit möglich)
* Kurze Entscheidungswege & direkte Kommunikation
* Langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit
Rahmenbedingungen
* Standort: Hamburg (Elbchaussee)
* Arbeitszeit: Vollzeit; Teilzeit nach Absprache möglich
* Start: Nach Vereinbarung
* Vergütung: Leistungsgerecht, abhängig von Qualifikation & Erfahrung
Diskretion & Bewerbung
Wir behandeln Ihre Bewerbung absolut vertraulich. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Gehaltsrahmen, möglicher Starttermin) an info@oliver-kober.de
(m/w/d) – Wir begrüßen Vielfalt und gleiche Chancen für alle Bewerbenden.