Stellenausschreibung
Sekretariat / Teamassistenz (m/w/d)
Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine zuverlässige und engagierte Assistenz im Sekretariat (m/w/d), die unser Büro im organisatorischen und administrativen Bereich unterstützt. Wenn Sie Freude an strukturiertem Arbeiten, eigenständiger Aufgabenbearbeitung und täglichem Austausch mit Gerichten, Versicherungen und weiteren Ansprechpartnern haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben
Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
* Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
* Abhören und Pflege des Anrufbeantworters
* Organisation des Posteingangs und -ausgangs (digital & analog)
* Büromaterialverwaltung und -bestellung (z. B. Briefmarken, Umschläge, Versandmarken)
Dokumenten- und Vorgangsmanagement
* Scannen, Sortieren und Ablegen von Schriftstücken nach Projektnummern
* Eintragung und Pflege von Adressänderungen, Fristen, Gerichtsterminen sowie Kostenvorschüssen
* Benachrichtigung von Sachverständigen per E-Mail
* Anlage neuer Projekte (Gericht, Versicherung, privat)
* Ablage und Dokumentation nach Projektabschluss
Kommunikation und Terminmanagement
* Telefonische Auskünfte (z. B. zu Sachständen, Kostenvorschüssen)
* Unterstützung im Schriftverkehr nach Anweisung
* Pflege und Führung des Terminkalenders, insbesondere bei Ortsterminen
Finanz- und Abrechnungsunterstützung
* Erstellen und Ablage von Rechnungen
* Überweisung bzw. Weitergabe von Rechnungen an DATEV
* Kassenabrechnung und Vorbereitung für den Steuerberater
Listen- und Datenpflege
* Führung und Aktualisierung der Gutachtenstandliste
* Eintrag relevanter Daten in den Tagespostordner
Besondere Aufgaben
* Organisation von Weihnachtsgeschenken, Bestellungen und Grußkarten
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r o. Ä.)
* Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung Access
* Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
* Freundliches Auftreten sowie Organisations- und Kommunikationsstärke
* Freude an administrativen Tätigkeiten und verlässlichem Arbeiten im Team
Wir bieten
* Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Verantwortung
* Ein freundliches Team und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
* Strukturierte Einarbeitung in alle Aufgabenbereiche
* Geregelte Arbeitszeiten und langfristige Perspektive
Interesse?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail inklusive Lebenslauf und kurzer Vorstellung.