Das Max‑Planck-Institut für Infektionsbiologie in Berlin‑Mitte ist eines von 86 Forschungsinstituten der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.
Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Referent*in (m/w/d)
im Bereich Einkauf/ Beschaffung
bis E9c TVöD Bund
– zunächst befristet auf 2 Jahre –
Ihre Aufgaben
* Beratung der Wissenschaftler*innen sowie weiterer Mitarbeiter*innen des Instituts zu strategischen Entscheidungen bei Beschaffungen (z. B. Garantien, Gewährleistungen)
* Erstellen von Leistungsbeschreibungen in Abstimmung mit den Bedarfsträger*innen
* Planung und Durchführung von Vergabeverfahren unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften (u. a. UVgO, VOB)
* Vorschlag und Abschluss von Verträgen, bspw. von Wartungsverträgen
* Durchführen von Bestellungen, Wareneingangsbuchung, Rechnungsprüfung
* Lieferantenmanagement, Beschwerdemanagement, Reklamationen
* Pflege der Vertragsdatenbank, inkl. Vertragsgestaltung und Laufzeitprüfung
* Zollabwicklung, inkl. Prüfung der dazugehörigen Unterlagen und Kontakt zum Zollamt
* Prüfung und Koordination des Warenversands hinsichtlich der Vorgaben der Exportkontrolle
Ihr Profil
* Bachelor der Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungswissenschaften oder ähnlichen Abschlüssen
* Kenntnisse im Haushalts- und im Vergaberecht (UVgO, VOB, VgV, BHO, GWB)
* Kenntnisse in Bezug auf Zoll- und Außenwirtschaftsrecht
* Berufserfahrung im Einkaufsbereich, möglichst in der öffentlichen Verwaltung oder in Universitäten bzw. Forschungseinrichtungen
* sehr gute Kenntnisse im Umgang mit SAP (speziell des Moduls für Materialwirtschaft) oder ähnlicher Software
* sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
* sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Programme
* hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und selbständiges, präzises, analytisches sowie serviceorientiertes Arbeiten
* Teamplayer
* Affinität für digitale Verwaltungsprozesse, Entdecker- und Einsatzfreude bei der Umstellung auf digitale Prozesse
Unser Angebot
* Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem attraktiven Umfeld innerhalb eines dynamischen Teams.
* Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9c nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozialleistungen. Des Weiteren kann ein vergünstigtes Jobticket erworben werden.
* Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
* Variable Arbeitszeit (Gleitzeit) mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten, 39 Stunden pro Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten möglich
* Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre, eine dauerhafte Anstellung wird angestrebt.