Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.
Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit)– jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.
Aufgaben
Buchhaltung & Finanzen
* Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
* Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
* Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
* Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
* Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
* Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen
Office Management & Organisation
* Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
* Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
* Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
* Kalender- und Terminplanung
Team & Personalverwaltung
* Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
* Personalunterlagen aktuell halten
* Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen
Versicherungen & Verträge
* Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
* Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
* Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
* Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
* Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
* Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
* Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
* Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
* Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)
Ready to build what’s next?
Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.