Office Manager (m/w/d)
Wir suchen zum 01.10.2025 in Vollzeitbeschäftigung einen
für unsere Klinik für Hämatologie, Onkologie und Palliativmedizin einen
Wir überzeugen Sie mit:
* einem lebendigem vielseitigem Team verschiedener Berufsgruppen mit hoher Motivation zu patientenorientierter Leistung und Gemeinschaft
* einer Vergütung nach TVöD-K (Entgeltgruppe 9a) sowie betrieblicher Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
* einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis
* einem Firmenticket mit Arbeitgeberzuschuss oder Sachgutscheinen
Weitere Informationen finden Sie hier:
Deshalb passen Sie zu uns:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im medizinischen Bereich z. B. als Medizinischer Fachangestellter (m/w/d), als medizinischer Sekretär (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
* Sie haben mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsarbeit, vorzugsweise im medizinischen Umfeld
* eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise gehören u.a. zu Ihren Stärken
* Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und der gängigen Krankenhausinformationssysteme
* ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gehören u.a. zu Ihren Stärken
* Sie sind kommunikationsstark und haben ein professionelles Auftreten gegenüber Ärzten*innen, Patienten*innen und Kollegen*innen
* Sie haben die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
* Sie haben sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für Korrespondenz in fließender englischer Sprache
* Sie haben idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Hämatologie und Onkologie
* Sie sind sensibel für die Bedeutung der eigenen Rolle in der Repräsentation sowie für das Patientenerleben und für den Ruf der Abteilung
Sie verstärken uns hier:
* Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
* Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen
* Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen
* Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
* Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern
* Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen
* Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik
* Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement
* Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
* Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung
* Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger)
* Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik
* Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin
* Berichtslinie: Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie
Für eine erste Kontaktaufnahme steht Ihnen Frau Prof. Karin Jordan, Tel. 0331.241 - 36002 oder Frau Förster, Tel. 0331.241 - 36067, E-Mail Patricia.Foerster@klinikumevb.de zur Verfügung.