Die Programmlinien Musisches Zentrum (MUZ) und studium generale sind im Department für Geisteswissenschaften dem Zentrum für Allgemeine Wissenschaftliche Weiterbildung (ZAWiW) zugeordnet. Im MUZ können insbesondere Studierende und andere Angehörige der Universität Angebote der klassischen und populären Musik, der bildenden und darstellenden Kunst, Tanz und Wort besuchen. Im studium generale werden fächerübergreifende Angeboten für Hörende aus allen Bereichen und für die Öffentlichkeit angeboten. Für dieses Sekretariat suchen wir eine/n Verwaltungsangestellte/n.
Ihr Profil:
1. Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann oder eine vergleichbare Qualifikation
2. Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, wünschenswert auch SAP, Typo3
3. Erfahrung in der Finanzverwaltung und Veranstaltungsorganisation
4. Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten
5. Selbstständige Arbeitsweise
6. Sehr gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift. Wünschenswert wären Englischkenntnisse
7. Kommunikation mit unterschiedlichen Statusgruppen in der Universität, Künstler/innen und freien Mitarbeitenden
Ihre Aufgaben:
8. Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Geschäfte der Programmlinien (Büroorganisation, Termin-, Programm- und Raumplanung, Pflege der Webseite; Schlüsselverwaltung, Geldannahmestelle, Betreuung der Beteiligten, Dienstreisen, Unterstützung der Geschäftsführung und Gremien)
9. Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen/Finanzen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Initiativgruppen im MUZ)
10. Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Mitarbeitende, SHK, Dozent:innen, Vorbereitung von Ausschreibungen/ Einstellungen/ Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitnachweise, Urlaubskartei)
11. Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre und Weiterbildung (Organisation von thematischen Ringvorlesungen, Seminaren und Workshops, Betreuung und Datenverwaltung der Teilnehmenden)
12. Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz
13. Ansprechpartner/in für Dozent:innen, Assistenzen, IG-Leitungen, Kooperationspartner und Teilnehmende
14. Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Printmaterial, Betreuung der Webseite, Social Media
Wir bieten: