Für das Projekt SYMBIOTIC im Fachbereich Internationales in der NABU-Bundesgeschäftsstelle in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Internationale Biodiversität (m/w/d).
Ziel der Stelle:
Als Organisationstalent unterstützt Du das internationale Großvorhaben SYMBIOTIC bei der Planung, Dokumentation und Koordination interner Meetings sowie bei der Abwicklung von Auftragsvergaben in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam. Zudem planst und protokollierst Du Meetings des Project Steering Committee und sorgst für die reibungslose logistische Organisation der jährlichen Partner Meetings.
Zentrale Aufgaben:
* Meeting‑ & Terminorganisation - Du planst, koordinierst und dokumentierst alle Meetings des SYMBIOTIC‑Projektteams sowie des Steering Committees, inklusive Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
* Kalender‑ & Gruppenkoordination - Du koordinierst und managst die gemeinsamen Kalender von Teammitgliedern, Arbeitsgruppen und Steering Committee und stellst den fristgerechten Versand von Einladungen, Tagesordnungen und Protokollen sicher.
* Dokumenten‑ & Informationsmanagement - Du pflegst Kontaktlisten, Eventkalender und Übersichten und überwachst die korrekte und vollständige Dokumentenablage aller projektrelevanten Nachweise im Globalvorhaben SYMBIOTIC.
* Finanz‑ & Zahlungsprozesse - Du unterstützt die Zahlungsnachverfolgung, pflegst Übersichten zu vertraglichen Verpflichtungen, Rechnungen und Zahlungsständen und stimmst dich dazu eng mit der Buchhaltung bzw. dem Finanzteam ab.
* Auftragsvergabe & Nachweisdokumentation - Du unterstützt bei Auftragsvergaben und prüfst Belege sowie weitere Nachweisdokumente im Rahmen des Globalvorhabens SYMBIOTIC.
Dein Profil:
* Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein einschlägiges Studium (z. B. BWL, Verwaltungswissenschaften) und bringst erste Erfahrung mit öffentlich geförderten Projekten sowie den dazugehörigen Förderrichtlinien mit.
* Du verfügst über mindestens zwei Jahre Praxiserfahrung in der Projekt‑ oder Fördermitteladministration im Naturschutz oder der Entwicklungszusammenarbeit und bist sicher im Umgang mit MS 365, insbesondere Teams.
* Du arbeitest sehr organisiert, detailorientiert und eigenverantwortlich – gleichzeitig kannst Du Dich problemlos in größere Teams und Konsortien einfügen.
* Du bringst eine stark ausgeprägte interkulturelle Kompetenz mit, kombiniert mit Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus dem globalen Süden, sowie ein professionelles Auftreten und eine exzellente schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch.
* Du hast eine Affinität für Zahlen und Paragraphen; idealerweise verfügst Du zusätzlich über Erfahrung in internationalen Drittmittelprojekten, vorzugsweise in Afrika oder Asien, und sprichst Französisch, Bahasa und/oder Russisch.
Unser Angebot:
* Wir möchten mit Dir zusammenarbeiten und gemeinsam Erfolge erzielen; wir bieten zunächst ein befristetes Beschäftigungsverhältnis bis zum 31.01.2031 .
* Wir bieten Dir ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsklima sowie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team.
* Wir unterstützen Deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung, damit Du stets auf dem neuesten Stand bleibst.
* Mit 30 Tagen Urlaub, flexiblen Arbeitszeiten (im Umfang von 15 bis 25 Stunden ) und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, ermöglichen wir es Dir, Berufliches und Privates in Einklang zu bringen.
* Attraktive Zusatzangebote wie ein Jobticket/Deutschland-Ticket und Gesundheitspräventionsprogramme.
Ist dies Deine neue Herausforderung? Dann freuen wir uns, Dich kennenzulernen. Sende uns Deine Bewerbungsunterlagen und werde Teil vom NABU!