Es ist Feierabend und du klappst deinen Laptop zu.
Du bist entspannt, weil du weißt:
Alles ist erledigt. Nichts ist liegen geblieben.
Du hast heute:
* Abrechnungen und die Buchhaltung vorbereitet
* Podcasts für den nächsten Monat vorgeplant und mit 2 neuen Gästen Termine ausgemacht
* Mit weiteren potentiellen Teammitgliedern geschrieben, dafür gesorgt, dass das Office gut ausgerüstet ist und nebenbei gemerkt, dass alle Teammitglieder happy sind und eine gute Zeit haben
* Und diverse Dinge koordiniert, Nachrichten geschrieben und Prioritäten jongliert. Alles in deinem System und du hast vollen Überblick darüber
Klingt das nach dir? Dann lies weiter.
Wir von NAO Skalierung (einer Marketing/Skalierungsagentur, die Coaches und Berater im Wachstum unterstützt) suchen jemanden, der nicht einfach „mitarbeitet“, sondern mitdenkt, eigenständig Dinge organisiert und operative Exzellenz in das gesamte Team bringt.
Aufgaben
Organisation & Qualitätsmanagement
* Du übernimmst administrative & organisatorische Aufgaben vollständig (Reiseorganisation (Hotels, Flüge, Termine)
* Organisation des Büros & Entlastung des Teams
* Korrekturlesen und Prüfen von Texten, E-Mails, Präsentationen und Materialien auf Fehler, Unklarheiten und Konsistenz
Abrechnung & Buchhaltung
* Du bereitest monatliche Abrechnungen fehlerfrei vor, schreibst Rechnungen und kommunizierst mit dem Steuerberater
* Du arbeitest mit Tools wie DATEV / EasyBill
* Du prüfst Zahlen sorgfältig und denkst mit
Podcast Management
* Du koordinierst Termine, Uploads und Veröffentlichungen
* Du prüfst Shownotes auf Qualität und Fehlerfreiheit und lädst Podcasts auf verschiedenen Plattformen hoch
Recruiting Support
* Du führst schreibst proaktiv potentielle Mitarbeiter an (über den Unternehmensaccount)
* Ggf. führst du auch eigenständig Erstgespräche mit Kandidaten
Qualifikation
Struktur & Organisation
* Du liebst es zu organisieren und bist die Person, die auch im privaten Umfeld immer die Aktivitäten organisiert
* Du hast selbst Systeme und Checklisten für private Themen, weil es dir in deinem Alltag hilft
* Du verlierst keine Aufgaben und verpasst keine Deadlines
Execution & Priorisierung
* Du hasst es, wenn du ungelesene Nachrichten auf deinem Handy hast und antwortest schnell und direkt
* Du kannst mit vielen unterschiedlichen Aufgaben umgehen und sie priorisieren
Detailgenauigkeit
* Du bist sehr präzise und fehlerorientiert: Dir fehlt in einer Speisekarte jeder kleine Fehler auf
* Auch Zahlen sind kein Thema für dich. Du kannst sicher mit Excel und Google Sheets umgehen und dir fallen schnell Unstimmigkeiten auf
* Du kannst mit Feedback und Kritik umgehen - solange sie ehrlich und konstruktiv ist
Deine fachlichen Qualifikationen:
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL, Kommunikation, Management).
* Einschlägige Erfahrung in einer Assistenz- oder Support-Rolle, idealerweise in einem dynamischen Umfeld (Agentur, Start-up).
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Fähigkeit, dich schnell in neue Software (Podcast-Tools, CRM, Buchhaltung) einzuarbeiten.
* Exzellente Deutschkenntnisse (C2-Niveau) für fehlerfreies Copy-Editing und Korrespondenz.
Benefits
Wir sind ein motiviertes Team aus Menschen, die alle ein Ziel haben: Die Nr. 1 Agentur für Coaches und Berater im deutschsprachigen Markt zu werden.
Deine Benefits:
* Klare Verantwortlichkeiten: Du weißt genau, wofür du zuständig bist – und kannst eigenständig arbeiten
* Vertrauen statt Mikromanagement: Wenn du Dinge im Griff hast, reden wir dir nicht rein
* Struktur statt Chaos: Wir bauen Prozesse, die funktionieren – und du sorgst dafür, dass sie sauber laufen
* Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer: Gemeinsam entwickeln wir Strategien für unsere Kunden und das Team setzt die Strategien unter deiner Leitung um
* Weiterentwicklung: Du baust dir ein starkes Skillset im Bereich Operations, Organisation und Business-Verständnis auf
* Coaching und Mentoring: Außerdem wirst du persönlich von uns gecoacht. Sollte es eine relevante Weiterbildung im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung für dich geben, werden wir dich auch in dieser unterstützen.
* Langfristige Perspektive: Wenn du willst, kannst du bei uns mehr Verantwortung übernehmen
* Flexibilität im Alltag: Home-Office möglich, modernes Büro im Süden von Hamburg
* Jährliche Workation – Ein inspirierender Ort, an dem wir zusammenarbeiten und Spaß haben.
* Fitness-Mitgliedschaft
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und mit dir zu sprechen.
Wir sind eine Boutique-Skalierungsagentur. Wir entwickeln ausgewählte Coaching- und Beratungsunternehmen von sieben auf achtstellige Jahresumsätze.
Wir arbeiten nur mit Unternehmen und Personal Brands, die echte Veränderung bewirken. Marketing ist unser Werkzeug, um Menschen in ihre volle Kraft zu bringen. Unsere Strategien formen Marktführer, die ihre Branchen dominieren, den Status quo herausfordern und die Welt nachhaltig verändern.