Management assistant

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Who we are

Airbase GSE GmbH / GHS GmbH, eine Tochtergesellschaft von Earthpole Ltd T/A Airbase GSE, ist ein führender unabhängiger Anbieter spezialisierter Ausrüstungsdienstleistungen für die Luftfahrtindustrie. Mit über 30 Jahren Branchenerfahrung und zwei Standorten nur zwanzig Kilometer vom größten Flughafen Deutschlands (FRA) entfernt, sind wir bestrebt, zuverlässige, kosteneffiziente und reaktionsschnelle Lösungen zu liefern. Unser hochqualifiziertes Team, starke Partnerschaften mit OEMs und die Part-145-Zertifizierung (LBA) untermauern unseren Ruf für Qualität, Compliance und Innovation.

Ihre Aufgaben

1. Unterstützung der Geschäftsführung & Büroorganisation
2. Koordination der täglichen administrativen Abläufe und Büroorganisation
3. Erstellung von Berichten und Präsentationen für interne und externe Meetings
4. Verwaltung von Terminkalendern, Reiseplanungen und Besprechungsterminen für die Geschäftsleitung und Abteilungsführung
5. Einblick in das Geschäft & Entwicklung
6. Schrittweise Übernahme von Verantwortung durch Einführung in operative und strategische Unternehmensbereiche
7. Unterstützung der Geschäftsleitung bei Datenerhebung, KPI-Verfolgung, Geschäftsanalysen und Projekt-Nachverfolgung
8. Teilnahme an Abteilungsmeetings und eigenverantwortliche Umsetzung delegierter Aufgaben
9. Kommunikation & Stakeholder-Management
10. Professionelle und vertrauliche Kommunikation mit internen Teams und externen Partnern
11. Eigenverantwortliche Nachverfolgung von Aufgaben und Kommunikation zur Sicherstellung termingerechter Umsetzung
12. Wachstum und Nachfolge
13. Eigeninitiative und ausgeprägter Wunsch zur beruflichen Weiterentwicklung
14. Teilnahme an relevanten Schulungen und Mentoring-Programmen

Ihr Profil

15. Hochschulabschluss bevorzugt (z. B. in Betriebswirtschaft, Management oder verwandten Bereichen), aber nicht zwingend erforderlich
16. 1–2 Jahre Berufserfahrung in einem professionellen Büro-Umfeld (inkl. Praktika oder Werkstudententätigkeiten)
17. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Koordination administrativer Aufgaben oder Erstellung geschäftlicher Unterlagen wünschenswert
18. Erfahrung im Umgang mit Datenberichten, KPIs oder einfacher Projektverfolgung von Vorteil
Erforderlich:
19. Starke organisatorische Fähigkeiten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz
20. Proaktive Arbeitsweise und Bereitschaft, über das Erwartete hinauszugehen
21. Fundierte Kenntnisse in gängigen Office-Tools (MS Office, Teams, SharePoint etc.) sowie Erfahrung mit KPI-/Daten-Dashboards
22. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch
Wünschenswert:
23. Gültiger Führerschein der Klasse B
24. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitungen

Wir bieten Ihnen:

Wir bieten Ihnen unter anderem:
25. Flache Hierarchien, nette Kollegen und eine Arbeit in einem außergewöhnlichen Umfeld.
26. Eine fachspezifische, gründliche Einarbeitung.
27. Einen kostenfreien Parkplatz.

Ihr Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich auf unserer Webseite. Bitte teilen Sie uns auch mit, was Sie verdienen möchten und wann Sie bei uns beginnen könnten. Wir freuen uns auf Sie!

Über uns

Seit 1999 bie­ten wir bei Skytanking Dienst­leis­tun­gen rund um die Luft­fahrt an. Ne­ben der Vor­feld­be­tan­kung ge­hö­ren Ground Hand­ling, Tank­la­ger- und Hy­dran­ten­ma­na­ge­ment, In­ves­ti­tio­nen in die Be­tan­kungs­in­fra­struk­tur so­wie In­ge­ni­eur­dienst­leis­tun­gen zu un­se­rem Port­fo­lio. Zu un­se­ren Kun­den zäh­len Flug­ge­sell­schaf­ten, Flug­hä­fen und Mi­ne­ral­öl­un­ter­neh­men. Un­se­re 3.000 Mit­ar­bei­ter be­tan­ken an über 93 Flug­hä­fen in 15 Län­dern in Eu­ro­pa, Asi­en, Af­ri­ka und Aus­tra­li­en im Schnitt al­le 25 Se­kun­den ein Flug­zeug. Skytanking ist ein 100%iges Toch­ter­un­ter­neh­men der nord­ame­ri­ka­ni­schen Primeflight Aviation Ser­vi­ces Inc., wel­che an mehr als 220 Flug­hä­fen rund 8.000 Mit­ar­bei­ter be­schäf­tigt.








Who we are

Airbase GSE GmbH / GHS GmbH, a subsidiary of Earthpole Ltd T/A Airbase GSE, is a leading independent provider of specialised equipment services to the aviation industry. With over 30 years of industry experience and two locations just twenty kilometres from Germany's largest airport (FRA), we are committed to delivering reliable, cost-effective and responsive solutions. Our highly skilled team, strong OEM partnerships and Part 145 certification (LBA) underpin our reputation for quality, compliance and innovation.

Your tasks

We are seeking a proactive and ambitious Management Assistant who will not only ensure seamless office management and executive support but also be trained for a future leadership role within the department. This position offers a unique development opportunity to grow into the role of Department General Manager (GM), supporting long-term succession planning.

Job Responsibilities
1. Executive & Office Support
28. Coordinate daily administrative operations and office management activities
29. Prepare high-quality documents, reports, and presentations for internal and external meetings
30. Manage diaries, travel arrangements, and meeting schedules for the GM and departmental leadership
31. Ensure documentation and key information are organised and readily available ahead of time
2. Business Exposure & Development
32. Gradually take on more responsibility by being introduced to operational and strategic aspects of the business
33. Support the GM in data gathering, KPI tracking, business analysis, and project follow-up
34. Participate in departmental meetings and take the lead on delegated initiatives
35. Shadow senior leadership to understand decision-making processes and departmental dynamics
3. Communication & Stakeholder Engagement
36. Liaise with internal teams and external stakeholders in a professional and confidential manner
37. Take ownership of communication and follow-ups to ensure actions are completed
4. Growth and Succession
38. Demonstrate initiative and a strong desire for professional development
39. Participate in relevant training and mentoring programmes
40. Develop capabilities aligned with the future role of Department GM, including leadership, decision-making, and business acumen

Your profile

Qualifications & Experience
41. Degree-level education preferred (e.g. Business Administration, Management, or related field), but not essential
42. 1–2 years’ experience in a professional office environment (can include internships or industrial placements)
43. Experience supporting senior leaders, coordinating administrative tasks, or preparing business materials is desirable
44. Exposure to data reporting, KPIs, or basic project tracking is an advantage
Skills

Essential:
45. Proven experience in an administrative, executive assistant, or office coordination role
46. Strong organisational, communication, and interpersonal skills
47. Proactive attitude with a willingness to go the extra mile
48. Solid knowledge of office tools (MS Office, Teams, SharePoint, etc.) and experience with KPI/data dashboards
49. Fluent in English and German
50. Demonstrates confidentiality, reliability, and professionalism at all times
Desirable:
51. Valid German driving licence
52. Previous experience supporting a senior leader or department head
53. Exposure to business performance, project tracking, or leadership development

About us

At Skytanking, we have been providing aviation-related services since 1999. In addition to aviation fuelling, our portfolio includes ground handling, tank farm and hydrant management, investments in fuelling infrastructure, and engineering services. Our customers include airlines, airports and oil companies. Our 3,000 employees refuel an aircraft every 25 seconds on average at more than 93 airports in 15 countries in Europe, Asia, Africa and Australia. Skytanking is a 100% subsidiary of PrimeFlight Aviation Services Inc., which employs around 8,000 people at more than 220 airports.