Wir im Team des Büros der Hochschulleitung sind das zentrale Bindeglied zwischen Hochschulleitung, internen Abteilungen und externen Partnern. Unser Team unterstützt die Leitung in strategischen Fragen, stellt alle relevanten Informationen für fundierte Entscheidungen bereit und sorgt für die Umsetzung wichtiger Initiativen. Im Tagesgeschäft gewährleisten wir effiziente Prozesse, die Einhaltung von Standards und eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb der Hochschule. Darüber hinaus vertreten wir die Interessen der Hochschule nach außen, pflegen Partnerschaften und koordinieren Sitzungen, Verhandlungen sowie Veranstaltungen.
Wir suchen eine kompetente Unterstützung, die gleichzeitig auch das Team der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben und allen Aufgaben rund um das Thema Dienstreisen unterstützt.
Aufgaben
* Mit deinen fundierten Kenntnissen im Büromanagement übernimmst du die Planung, Durchführung und Dokumentation aller administrativen Tätigkeiten. Diese Aufgaben erledigst du eigenverantwortlich, vorausschauend und zuverlässig mit der notwendigen Sorgfalt und Genauigkeit.
* Du kümmerst dich um die Termin- und Reiseplanung, unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen und erledigst Bestellungen.
* Du hast alle Regelungen in Verbindung mit Dienstreise im Blick, erstellst Prozessbeschreibungen und Informationsmaterialien und beantwortest Fragen unserer Mitarbeitenden. Auch die monatliche Reisekostenabrechnung mit Loga einschließlich aller vor- und nachbereitenden Aufgaben gehört zu deinen Aufgaben.
* Darüber hinaus übernimmst du das Dokumentenmanagement, engagierst dich in diversen Projekten und pflegst die Intranetseiten der Abteilung.
Qualifikation
* Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz ist wünschenswert. Außerdem verfügst du über Kenntnisse in der Reisekostenabrechnung.
* Du stehst für Organisation und Serviceorientierung. Du zeichnest dich durch soziale Kompetenz und Durchsetzungsvermögen aus und sorgst mit einer lösungsorientierten Arbeitsweise für den reibungslosen Abauf aller internen Prozesse.
* Dir ist der Umgang mit digitalen Tools vertraut und du hast Freude daran, dich in neue Tools einzuarbeiten. Im Umgang mit dem MS-Office-Paket bist du versiert.
* Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache runden dein Profil ab. Mit verschiedenen Stakeholdern aus Wirtschaft und Politik kommunizierst du sicher und zielgruppengerecht.
Benefits
* die Möglichkeit der flexiblen zeitlichen und räumlichen Arbeitsgestaltung
* 30 Tage Jahresurlaub + arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
* Zuschuss zum Deutschlandticket als Jobticket
* bis zu 5 Tage Bidungsfreistellung pro Jahr
* ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
* eine wertschätzende, konstruktive und professionelle Arbeitsatmosphäre
Die Stelle ist ab Januar 2026 in Vollzeit zu besetzen.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Die HHL Leipzig Graduate School of Management ist eine universitäre Einrichtung und zählt zu den führenden internationalen Business Schools.