Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und einem sicheren Blick für strukturierte Abläufe tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass der Büroalltag effizient und reibungslos funktioniert.
Für ein angesehenes Unternehmen im Raum Bonn suchen wir eine engagierte Unterstützung im Sekretariat (m/w/d). In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten, koordinieren Termine und entlasten das Team durch Ihre zuverlässige, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise.
Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit, Ihre Stärken aktiv einzubringen und gemeinsam mit einem motivierten Team zu arbeiten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Perspektiven
1. Unbefristetes Arbeitsverhältnis für langfristige Sicherheit
2. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
3. Strukturiertes Onboarding für einen optimalen Einstieg
4. Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
5. Wertschätzende und vertrauensvolle Betreuung im Team
6. Attraktives Festgehalt
Aufgaben
7. Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte inklusive professioneller telefonischer und schriftlicher Korrespondenz sowie Empfang und Betreuung von Gästen
8. Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen, Veranstaltungen und Schulungen
9. Planung, Koordination und Abrechnung von Geschäftsreisen
10. Organisation und Steuerung des gesamten Büro- und Sekretariatsalltags sowie administrative Unterstützung des Teams
11. Bearbeitung von Bestellungen sowie Aufgaben im Sach- und Bestellwesen
12. Mitwirkung im Budgetcontrolling, Beschaffung von Büromaterialien und Prüfung eingehender Rechnungen
13. Erstellung, Pflege, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Datenbanken
14. Verantwortung für Büroausstattung, Geräte und Arbeitsmittel
15. Unterstützung bei der Erstellung von Reports, Übersichten und Auswertungen
16. Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
17. Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsstärke auch bei parallelen Aufgaben
Profil
18. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
19. Idealerweise erste Erfahrung in einer ähnlichen Position
20. Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
21. Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
22. Fähigkeit zu strukturiertem und selbstständigem Arbeiten, auch bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben
23. Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsvermögen und Engagement
24. Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
25. Verantwortungsbewusstes und vertrauliches Handeln im Umgang mit sensiblen Daten
Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen oder Prioritäten