Ihre Aufgaben
1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben Bearbeitung von allgemeinen Anfragen an den GB-Service, Postbearbeitung, Materialbestellungen Krankmeldungen für Verwaltung Organisation und Planung von Veranstaltungen für den GB Service, Team-Besprechungen (Protokollführung), Organisation von Dienstjubiläen Pflege und Bearbeitung der Intranet-Seiten und des Telefonbuches Erstellung von Powerpoint-Präsentationen, Excelkalkulationen etc. Eigenständige Organisation und Dokumentation der regelmäßigen Unterweisungen & Schulungen (Korruptionsbelehrung, Brandschutzunterweisung, Mitarbeiterschulungen usw.)
2. Planung & Organisation des Bewerbungsmanagements für den GB Service Erstellen und Begleitung von Stellenausschreibungen Organisation der Bewerbungsgespräche und der damit verbundenen Kommunikation Begleitung des On- und Offboardingprozesses
3. Organisation von UKA-Veranstaltungsräumen Konzepterstellung zur Buchung und Verwaltung von Veranstaltungsräumen Organisation und Bearbeitungen von Buchungsanfragen (Veranstaltungsräume & Equipment) unter Berücksichtigung von Vorschriften (Brandschutz, max. Personenzahl, techn. Voraussetzungen) Beratung und Hilfestellung bei der Veranstaltungsorganisation mit Unterstützung beim Catering, techn. Ausstattung, Reinigung usw. Materialbestellung und Verwaltung, inkl. Wartungen und Reparaturen Abrechnung von Veranstaltungen incl. Eigenständige Erstellung von Rechnungen und Buchung in SAP
4. Aufgaben Personalrestaurant Unterstützung der Sachbearbeitung Gastronomie Beratung und Unterstützung bei Cateringanfragen und deren Organisation Kostenstellencontrolling / Rechnungen (Aufgabenteilung mit Frau Reinartz) Betreuung Kassensystem und Abrechnungen (Aufgabenteilung mit Sachbearbeitung Gastronomie) Unterstützung von Kassentätigkeiten
Ihr Profil
5. Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
6. Erfahrungen in Sekretariatstätigkeiten
7. Gute MS Office Kenntnisse (Word, Powerpoint, Excel, usw.)
8. Kaufmännisches Grundverständnis
9. SAP Kenntnisse wünschenswert
10. Projekterfahrung von Vorteil
11. verbindliches freundliches Auftreten
12. hohes Engagement
13. Lern- und Weiterbildungsbereitschaft
Wir bieten…
14. 30 Tage Urlaub/Jahr
15. Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von Euro
16. Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
17. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
18. Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
19. Familienfreundliche Unternehmenskultur (Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro)
20. Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
21. Mit Corporate Benefits gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen
22. Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
23. Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants