Ihre Aufgaben
Im Rahmen der allgemeinen Sekretariatsaufgaben fallen folgende Tätigkeiten an:
1. Führung eines Sekretariats, Auskunftserteilung (teilweise in englischer Sprache)
2. allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Reisekostenabrechnungen, Pflege der Homepage, Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Gästebetreuung etc.)
3. Terminvereinbarung und -koordination
4. Erledigung der Korrespondenz, Schreiben und Korrekturlesen deutscher und englischer Texte, einschließlich Erstellen von Tabellen und Abbildungen
5. sekretariatsmäßige Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten
6. Abwicklung von Beschaffungen im SRM-System
7. sekretariatsmäßige Unterstützung bei Drittmittelprojekten
8. Vorbereitung und Betreuung von Personalangelegenheiten, insbesondere von Hilfskräften
Unser Angebot
9. Vergütung nach E6 TV-L
10. befristet für die Dauer der Elternzeit der*des Stelleninhaber*in, längstens bis zum (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG i. V. m. § 21 BEEG )
11. Teilzeit 50 %
12. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
13. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
14. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
15. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
16. Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
17. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
18. flexible Arbeitszeiten
19. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
20. kollegiale Zusammenarbeit
21. offene und freundliche Arbeitsatmosphäre
22. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
23. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
24. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
25. gute Englischkenntnisse im schriftlichen, Grundlagenkenntnisse im mündlichen Bereich
26. gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik)
27. sehr gute Kenntnisse im Umgang des Programmpakets MS-Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
28. Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel sowie Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche
29. Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
30. gute Kommunikationsfähigkeit sowie verbindliches und freundliches Auftreten
31. ausgeprägtes Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
32. selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise
Das wünschen wir uns
33. Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
34. Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
35. Erfahrungen/Kenntnisse im Umgang mit ekVV und der Betreuung von Internetseiten