Standort: Mainz | Präsenzstelle | flexible Arbeitszeiten
Bereit, mit einem familiären Team die Gebäudeautomation weiterzuentwickeln – in einer Wachstumsbranche?
Wir sind ein wachsendes, inhabergeführtes Ingenieurbüro für Gebäudeautomation mit Sitz in Mainz. Unser Team besteht aus acht engagierten Mitarbeitenden, die gemeinsam anspruchsvolle und gesellschaftlich relevante Projekte deutschlandweit planen.
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung, der Projektteams und im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen (VgV-Verfahren) suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Teamassistenz & Sekretariat (m/w/d) mit einem vielseitigen Aufgabenspektrum im operativen und administrativen Bereich.
Ihre Aufgaben – abwechslungsreich, verantwortungsvoll und mit viel Gestaltungsspielraum:
VgV-Verfahren (50% der Arbeitzeit)
· Monitoring von Ausschreibungsplattformen und Identifikation relevanter Verfahren
· Registrierung und Pflege von Nutzerkonten bei Vergabeplattformen
· Prüfung der Ausschreibungskriterien
· Zusammenstellung von Unterlagen und Nachweisen (Referenzen, Mitarbeiterprofile etc.)
· Erstellung und Upload der Angebotsunterlagen
· Erstellen des fachlichen Teils der Refererenzen mit dem Projektleiter
· Präsentation für das Angebot erstellen
Ziel: bestimmte Anzahl VGV Verfahren gewinnen
Sekretariats- & Büroorganisation:
· Allgemeine Büroorganisation inkl. Bestellung von Büromaterial
· Verwaltung und Koordination des Fuhrparks
· Posteingang/-ausgang, Paketannahme
· Besucherempfang
· Pflege der Telefonzentrale und des Anrufbeantworters
· Reisebuchungen und -abrechnungen
· Blumen gießen und Geschenke für Mitarbeitende organisieren
Ziel: hoch priorisierte Aufgaben von GIT werden zeitnah aus Ihrer To-Do Liste erledigt
Assistenz der Geschäftsführung:
· Organisation und Nachverfolgung von To-Dos und Terminen
· Unterstützung in administrativen, organisatorischen und gelegentlich auch privaten Aufgaben
· Vorbereitung von Statistiken und internen Auswertungen
· Organisation von Firmenevents, Jubiläen, Weihnachtsfeiern etc.
Vertrieb und Unternehmenskommunikation
· Vorbereitung von Referenzen für Website und VgV-Verfahren
· Unterstützung bei Homepage, Broschüren und Mitarbeiterzeitung
· Organisation und Versand von Weihnachtskarten an Auftraggeber
Ziel: Bei jeder zweiten Projektbeauftragung wird im Zusammenspiel mit dem Team eine Referenz erstellt, die anschließend gemeinsam mit der Marketingagentur auf der Homepage veröffentlicht wird. So stellen wir sicher, dass kontinuierlich neue Referenzen entstehen.
Versicherungen & Verträge
· Prüfung von Verträgen in Abstimmung mit externen Partnern (KFZ, Berufshaftpflicht, Ingenieurversicherungen)
Zuarbeit Steuerberater - Kreditoren
· Rechnungseingangsmail betreuen
· Eingangsrechnungen in Datev hochladen
· Eingangsrechnungen prüfen (Netplans etc.)
· Eigenbelege erstellen (falls notwendig)
· Überweisungen für GF vorbereiten
Ziel: Eingangsrechnungen Kreditoren werden dem Steuerberater zur Verfügung gestellt, somit erhält die GF pünktlich zum 16ten die BWA des vorherigen Monats
Das bringen Sie idealerweise mit:
· Erfahrung im Assistenzbereich (mind. 3 Jahre), Sekretariat oder in vergleichbarer Rolle – idealerweise in einem Ingenieur- oder Planungsumfeld
· Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
· Sehr guter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
· Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
· Wohnort Mainz oder kleiner 30 Minuten Arbeitsweg
· Organisationstalent & Detailgenauigkeit
· Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
Was bieten wir Ihnen?
· Ein abwechslungsreiches und zukunftsfähige Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung
· Hands-on-Kultur ohne Konzernstruktur
· Flache Hierarchien mit erreichbaren Vorgesetzten und wertschätzender Kommunikation
· Einen schönen Arbeitsplatz im modernem Büro in Mainz
· Ein herzliches und familiäres Team mit Feiern, Retreats & Offsites
· Benefits und Gesundheitsförderung wie: Wellpass, Jobrad, Fitnessangebote und vermögenswirksame Leistungen u. v. m.
· Flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit, möglicherweise 1 Tag Homeoffice
· Monatliche Innovationstage zur Weiterentwicklung von GIT
· Weiterbildungsmöglichkeiten und ein attraktives Vergütungspaket bei regelmäßiger Anpassung
· Eine strukturierte Einarbeitung
Wir freuen uns auf Menschen, die mitdenken und mitgestalten wollen – unabhängig von Alter, Geschlecht oder Hintergrund.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
Gehalt: 34.000,00€ ,00€ pro Jahr
Leistungen:
* Betriebliche Altersvorsorge
* Betriebliche Weiterbildung
* Erfolgsbeteiligung
* Essenszuschuss
* Firmenevents
* Firmenhandy
* Flexible Arbeitszeiten
* Kostenlose Getränke
* Kostenlose Massagen
* Kostenloser Parkplatz
Bewerbungsfrage(n):
* Haben Sie einen sehr guten Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)?
* Haben Sie eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?
* Ist ihr Wohnort in Mainz oder weniger als 30 Minuten Arbeitsweg entfernt?
Berufserfahrung:
* Assistenz: 3 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:
* Deutsch Muttersprachlerniveau (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort