Inserat online seit: Veröffentlicht vor 21 Std.
Aufgaben der Stelle
Ihre Aufgaben • Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache • Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung • Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel • Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen • Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung • Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung Ihr Profil • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur • Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen • Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz • Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen • Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert • Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen • Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) • Exzellente Deutschkenntnisse (mind.
Wenn Sie mehr über diese Stelle wissen möchten oder eine Bewerbung in Erwägung ziehen, lesen Sie bitte die folgenden Stelleninformationen.
C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. Xbzrezb
C1-Niveau) • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise • Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen • Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit • Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten • Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits • Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung • Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24.
und 31.
Dezember • Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen • Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen • Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten • Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich • Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten • Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team • Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima • Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr Stellenzusatz Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.
Arbeitszeit Vollzeit
