Du willst Dein Fachwissen in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen? Dann bist Du hier genau richtig! Wir sind mehr als nur Recruiter:innen – wir sind Dein persönlicher Karriereberater. Unser Fokus: Dein nächster beruflicher Schritt, in dem Du Dich wirklich wohlfühlst.
Für unseren Kunden, ein großes Unternehmen der Technischen Gebäudeausrüstung und des Gebäudemanagements in Heidelberg, suchen wir Dich als Assistent - Personal (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption .
Unsere Benefits
* ein modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
* flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
* umfangreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens
* attraktive Mitarbeiterrabatte und Vergünstigungen bei verschiedenen Partner:innen
* eine vom Unternehmen bezuschusste Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
* intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch bei unserem Auftraggeber
* 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
* Prämien sowie Urlaubs-Weihnachtsgeld und attraktive Branchenzuschläge
* kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
* zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
* exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
* vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Was Deine Aufgaben sind
* Du übernimmst die vollständige administrative Bearbeitung und Erstellung von Arbeitsverträgen, Nachträgen und sonstigen vertragsrelevanten Unterlagen für alle Mitarbeitenden und sorgst dabei stets für eine korrekte, fehlerfreie sowie termingerechte Abwicklung aller Prozesse, um die rechtliche Grundlage der Beschäftigungsverhältnisse zu sichern
* zudem bist Du verantwortlich für den gewissenhaften Versand sämtlicher Vertragsdokumente an die neuen und bestehenden Mitarbeitenden und stellst durch sorgfältiges Nachhalten der Rückläufer sowie das aktive Einfordern fehlender Dokumente die Vollständigkeit der Personalakten sicher
* weiterhin betreust Du die Erstellung und Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen für Betriebsratsanhörungen im Falle von Neueinstellungen, Umgruppierungen oder Versetzungen und unterstützt somit einen reibungslosen Onboarding-Prozess unter Einhaltung aller betriebsverfassungsrechtlichen Bestimmungen
* die Bearbeitung und Erstellung von Bestätigungen zu Elternzeiten, Mutterschutz, Dienst- oder Zwischenzeugnissen und anderen personalrelevanten Schriftstücken nach standardisierten Vorlagen gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben und erfordert absolute Genauigkeit sowie eine zuverlässige Kommunikation
* im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du das Personalteam bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Bereich des Personalwesens, wie der Terminplanung, der Postbearbeitung und der Organisation von Meetings, und trägst so maßgeblich zur effizienten Organisation der Personalabteilung bei
* abschließend verantwortest Du die Stammdatenpflege und Aktualisierung der digitalen und physischen Personalakten unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben und Richtlinien, um eine jederzeit korrekte Datenbasis für die Lohnabrechnung zu gewährleisten
Was wir uns von Dir wünschen
* Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Personaldienstleistungskaufmann (m/w/d), welche Dir die notwendige theoretische Grundlage für eine eigenständige und versierte Mitarbeit in der komplexen Personaladministration unseres Kunden bietet
* zudem verfügst Du über erste relevante Berufserfahrung im Personalbereich, idealerweise in der Personaladministration oder Personal-Sachbearbeitung, wodurch Du die Prozesse im Vertragswesen sicher und routiniert unterstützen kannst und schnell selbstständig handlungsfähig bist
* Deine sicheren Kenntnisse in den MS-Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook) zeichnen Dich aus, sodass Du Vorlagen effizient bearbeiten, Listen und Übersichten strukturiert erfassen und die interne sowie externe Kommunikation reibungslos gestalten kannst
* Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten runden Dein Profil ab und ermöglichen Dir eine klare und professionelle Korrespondenz mit Mitarbeitenden, Bewerber:innen und internen Fachabteilungen
* weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion mit, was im Umgang mit sensiblen Personaldaten und vertraulichen Informationen zwingend erforderlich ist, um die Einhaltung des Datenschutzes jederzeit zu gewährleisten und das Vertrauensverhältnis zu den Mitarbeitenden zu stärken
* abschließend bist Du eine lösungsorientierte und teamorientierte Persönlichkeit, die gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet und Aufgaben sehr sorgfältig sowie strukturiert angeht, um auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick zu behalten und alle gesetzlichen sowie internen Fristen einzuhalten