Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten. Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d) Amt für Digitale Transformation und IT, Abteilung Strategie und Transformation, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Teilzeit ab 19,5 Std./Wo. oder Vollzeit, EG 9a TVöD Das große Ganze im Auge und dabei doch den Blick auf die kleinsten Details: Gewissenhaftes Arbeiten zählt genauso zu Ihren Stärken wie Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit? Dann hätten wir vielleicht eine Aufgabe für Sie! Ihre Aufgaben Betreuung des Ticketsystems DMS und die Bearbeitung von SupportanfragenAllgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung, Datenpflege und Bearbeitung von RechnungenTerminkoordination und –planung, einschließlich Vor- und Nachbereitung von BesprechungenErstellung und Formation von Dokumenten, Berichten und PräsentationenOrganisation von Veranstaltungen, Meetings und KonferenzenVerwaltung und Priorisierung der E-Mail-Eingänge und der KorrespondenzAnpassung von User- und Gruppenberechtigungen im DMSWeiterentwicklung von DMS-Richtlinien und –ProzessenBedarfsermittlung und Koordination mit internen und externen Partnern bei der DMS-WeiterentwicklungMitwirkung bei der Implementierung neuer Module und Funktionen Unser Angebot Als wichtige Schnittstelle zwischen Amts- und Abteilungsleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Verwaltung tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte beiZugang zu modernen Technologien, Tools und Ressourcen, die die Arbeit erleichtern und effizienter gestaltenMöglichkeit aktiv an der digitalen Transformation einer modernen Stadt mitzuwirkenZukunftssichere BeschäftigungIm öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte BezahlungRadleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit HansefitAttraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' (u.a. Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung)Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten Ihr Profil Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare QualifikationQualifizierte Kenntnisse mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise enaioSicherer Umgang mit MS OfficeAusgeprägte Kommunikationsfähigkeit und EmpathieHohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken STADTVERWALTUNG Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt Ihre Bewerbung Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal, bis zum 25.05.2025. Kontakt Stadt Villingen-Schwenningen Haupt- und Personalamt Postfach 12 60 78002 Villingen-Schwenningen Fragen beantwortet Ihnen gerne Andreas Hofacker, Tel. 07720 82-1011