Office manager (m/w/d) / kaufmännische fachkraft - allrounder/in für büro und verwaltung in pforzheim

Seit über 20 Jahren unterstützen unsere therapeutischen Praxen Kinder, Jugendliche und Erwachsene dabei, Herausforderungen im Zusammenhang mit ADHS, Autismus-Spektrum-Störungen (ASS) sowie Lernschwächen (LRS/Dyskalkulie) zu bewältigen. In unseren Kompetenzzentren arbeiten interdisziplinäre Teams aus hochqualifizierten Therapeuten nach einem systemischen Ansatz. Wir arbeiten eng mit Familien, Ärztinnen und Ärzten, Erzieherinnen und Erziehern, Lehrkräften sowie weiteren Bezugspersonen zusammen, um individuelle Therapiekonzepte zu entwickeln und umzusetzen. Unser Ziel ist eine ganzheitliche Förderung der körperlichen, geistigen, seelischen und sozialen Gesundheit – heute, morgen und darüber hinaus.

Wir legen großen Wert auf kontinuierliche Fortbildung und eine langjährige Zusammenarbeit, damit unsere Expertinnen und Experten immer auf dem neuesten Stand sind und bestmögliche Behandlungsergebnisse erzielen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Zentrale in Pforzheim einen engagierten, erfahrenen und selbstständig arbeitenden

Office Manager (m/w/d) / kaufmännische Fachkraft – Allrounder/in für Büro und Verwaltung

Wir suchen eine erfahrene Office-Managerin/einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) als Allrounder/in, der/die alle Aufgaben der Bürokommunikation übernimmt. Sie verfügen über mehrjährige, praxisorientierte Berufserfahrung, beispielsweise als Sekretär/in, Büromanager/in oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation. Sie organisieren, priorisieren und lösen Aufgaben eigenständig. Sie arbeiten proaktiv, zuverlässig und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.

• Hauptansprechpartner/in für die Geschäftsführung, für Mitarbeitende, für Kunden und Lieferanten bei der Ausführung und Umsetzung verwaltungstechnischer, kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben
• Professionelle Entlastung und Unterstützung des Geschäftsführers
• Leitung der zentralen Verwaltung
• Eingangskontakt, Telefondienst, E-Mail-Bearbeitung und professionelle Korrespondenz
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
• Terminplanung
• Organisation von internen Meetings
• Dokumentenmanagement
• Mitarbeit bei Projekten und Marketingaktionen
• Personalverwaltung
• Aufbau und Pflege interner und externer Kontakte (Therapeuten, Versorgungsnetze, Partner)
• Reisekosten- und Abrechnungsmanagement
• Sicherstellung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-kauffrau, Industriekaufmann/-kauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation z. B. Sekretär/in.
• Mehrjährige Erfahrung in Bürokommunikation und Verwaltung
• Strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe serviceorientierte Haltung
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch vorteilhaft
• Professionelles Auftreten, klare interpersonale Kommunikation, respektvoller Umgang mit Mitarbeitenden, Ärzten, Behörden und Lieferanten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen; EDV-gestützte Ablagen
• Grundkenntnisse im Reisekostenmanagement und in der Abrechnung
• Grundkenntnisse in gängigen Kommunikationstools
• Termin- und Kalenderkoordination, Organisation von Meetings, Protokollerstellung
• Unterstützung bei Projekten
• Koordination von Terminen, Therapiesitzungen, Veranstaltungen und internen Prozessen
• Höchste Diskretion, Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
• Aufbau gepflegter Kontakte intern (Praxisführung, Therapeuten) und extern (Versorgungsnetze, Partner)
• Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
• Unterstützung bei Personalprozessen
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
• Flexibilität, Teamfähigkeit, Serviceorientierung
• Hands-on-Mentalität und Lernbereitschaft

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Überdurchschnittliches Gehalt
• Zusatzleistungen wie Boni, Prämien und Zuschläge
• Firmenwagen auch zur privaten Nutzung
• 30 Tage Urlaub
• Benefit-Angebot für Mitarbeiter:innen
• Inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Mitarbeit in einem etablierten und sehr gut bewerteten Unternehmen
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

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