Als Assistent*in der Geschäftsleitung managen Sie professionell das Büro und unterstützen den Geschäftsführer bei allen anfallenden administrativen und operativen Aufgaben. Sie arbeiten in einem rein digitalen Umfeld, übernehmen eine Nahtstellenfunktion in der internen Büroorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für Ihre Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen. Sie beurteilen, kommentieren und bearbeiten alle externen und internen Anfragen. Zudem sorgen Sie für die reibungslose flexible Organisation des Tagesablaufes und Büros der Geschäftsführung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen innerhalb der Grün Berlin Gruppe. Sie verantworten die Dokumentation und Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: Sicherstellen der durchgängigen Erreichbarkeit über alle digitalen Kommunikationskanäle für die Geschäftsleitung Sichten und Priorisierung des digitalen und analogen Schriftverkehrs und Weiterleiten an die betroffenen Ansprechpartner Sicherstellen des reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer, der Geschäftsleitung Finanzen und Controlling, den Bereichsleitungen und den Geschäftsbereichen der Grün Berlin Wichtige interne und externe Schnittstellenfunktion im Unternehmen Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung Koordination der Zusammenarbeit mit den Berliner Senatsverwaltungen, den Bezirksämtern, den Landesunternehmen und nachgeordneten Einrichtungen sowie weiteren Institutionen Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege einschließlich vertraulicher Unterlagen Erstellung und inhaltliche Zusammenführung von Informations- und Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts für die Geschäftsführung Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Videokonferenzen, Workshops, Klausuren Gremiensitzungen; einschließlich Fristenmanagement Protokollerstellung für interne und externe Terminformate Verantworten einer professionellen Besucherbetreuung Übernahme von Recherchen und Sonderthemen im Auftrag der Geschäftsführung Organisation von Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsmanagement Anmeldung von Budgets und Rechnungsbearbeitung von übergeordneten Budgets der Geschäftsführung Dienstreiseorganisation und Kostenabrechnung sowie Koordination von teaminternen Urlaubsplanungen und Organisation von Teamevents Bewerbungsschluss ist der 22.08.2025 um 18:00 Uhr. Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in relevanten Fachrichtungen, idealerweise im kaufmännischen Bereich in Verbindung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder idealerweise ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position Qualitätsorientierte, flexible und problemanalytische und zielführende Arbeitsweise Multitasking-Fähigkeit sowie ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsgeschick Hohe Dienstleistungs-, Kunden- und Serviceorientierung Eigenverantwortliches, strukturiertes und termingebundenes Arbeiten Schnelle Reaktionsfähigkeit und vorausschauendes und verantwortungsbewusstes Handeln Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Analysevermögen Kompetenter Umgang mit komplexen Strukturen und anspruchsvollen Stakeholdern Diplomatisches Gespür für hochrangige Gesprächspartner*innen aus Politik und Wirtschaft Offene, transparente, wertschätzende und zielführende Kommunikation Ausgeprägte und gelebte Teamfähigkeit Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten Verhandlungssichere Deutschkenntnisse Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift Sehr gute Kenntnisse in MS Office Diskretion und Loyalität gegenüber Vorgesetzten Affinität für digitales Arbeiten und Prozessoptimierungen Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur Eine respektvolle und zielgerichtete (Arbeits-) Atmosphäre Ein kollegiales Miteinander in interdisziplinären Teams sowie flache Hierarchien Mitgestaltungspotenziale, Raum für eigene konzeptionelle Ideen und herausfordernde Projekte mit übergeordneter Bedeutung für Berlin Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexibler Arbeitszeitgestaltung in einem familienfreundlichen Umfeld (Mix aus Präsenzarbeit und bis zu 40% flexibles Arbeiten, Gleitzeit mit Freizeitausgleich ) 30 Tage Urlaub pro Kalenderjah r plus arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember Ein modernes Büro im Ullsteinhaus mit direkter Verkehrsanbindung (U6) Eine leistungsgerechte und aufgabenbezogene Vergütung nach TV-L Eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL, Vermögenswirksame Leistungen und einen Zuschuss zum BVG-Jobticket und die Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing Weiterbildungen sowie persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten G esundheitsfördernde Angebote (z. B. Kooperation mit einem Fitnessstudio) Sind Sie zudem aufgeschlossen, motiviert, arbeiten gerne im Team und möchten zusammen mit uns die Berliner Verkehrswende vorantreiben? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Um sich bei der GB infraVelo erfolgreich zu bewerben, bitten wir Sie um die Übermittlung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf, das Motivationsschreiben und Ihre Arbeits- bzw. Abschlusszeugnisse im PDF-Format. Wir möchten Sie zudem darum bitten, Ihre Gehaltsvorstellung als Jahres-Brutto und Ihre Kündigungsfrist mit anzugeben. GB infraVelo GmbH – Frau Julia Heinrich