Unsere Klientin ist ein führender Dienstleister, der Lieferanten und Händler in den Bereichen Lebensmitteleinzelhandel, Großhandel, Drogerie- und Fachhandel unterstützt. Durch maßgeschneiderte Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von Zahlungsabwicklung und Datenmanagement über Finanz- und Versicherungsleistungen bis hin zu Marktforschungstools – schafft sie effiziente, sichere und zukunftsorientierte Strukturen. Mit über 15‘000 Lieferanten und 200 Handelsunternehmen profitiert eine breite Marktlandschaft von den innovativen Dienstleistungen unserer Klientin, die mit eigenen Gesellschaften europaweit vertreten ist.
Im Zuge einer Nachfolgelösung suchen wir per Anfang Q4 2025 eine versierte und gewinnende Persönlichkeit, die Freude daran hat, einem eingespielten Geschäftsleitungs-Duo administrativ den Rücken freizuhalten - eine spannende Position in einem Unternehmen mit einer starken Unternehmenskultur. Es erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe in einem modernen Umfeld, das sich stetig weiterentwickelt und auf eine starke digitale Zukunft setzt. Der Arbeitsort befindet sich in Offenburg.
Sie arbeiten kollegial im Duo mit einer Kollegin, dabei sind Verantwortlichkeiten und Themen klar zugeordnet. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In- und Ausland. Da die beiden Geschäftsführer bestens vernetzt sind, haben Sie Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Im Zentrum steht die administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, ein stetiges «am Ball bleiben» sowie themen- und standortübergreifendes Mitdenken. Aufgrund mannigfaltiger Themen der beiden Geschäftsführer und einer agilen Unternehmensführung, gilt es, das Tagesgeschäft punktgenau zu steuern.
* Komplexe Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
* Organisation Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen. Es gilt, die vielfältigen Engagements vorausschauend zu koordinieren (Einladungen, Lunches, Dinner und Bewirtung vor Ort).
* E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
* Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe.
* Jahresplanung, GL-/VR-Meetings; Unterstützung bei Events und Kongressen.
* Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
* Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management.
* Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
* Stellvertretung der Assistenzkollegin in der Schweiz; ggf. auch vor Ort.
* Erledigung von Anliegen für den VRP bspw. Organisation Fahrer, Charterflüge. Sie bieten unkompliziert Hand, wo dies erforderlich ist.
Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten
Besonderes Augenmerk liegt auf Ihrer Persönlichkeit: Vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen: Ein Höchstmaß an Professionalität und Diskretion sind ebenso Voraussetzung wie eine präzise, kollaborative Arbeitsweise. Zudem wird Reisebereitschaft im planbaren Rahmen und ein längerfristiges Engagement erwartet. Was ist darüber hinaus gefragt?
* Ausbildung zur Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Europasekretär/in, Office Manager/in.
* Mindestens 10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe in einem international tätigen Unternehmen.
* Ausgeprägtes Organisationstalent - Sie erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
* Exzellente Kommunikationsfähigkeiten; Sie finden immer den richtigen Ton, sind zugänglich und respektvoll.
* Sie können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
* Sie sind eine unkomplizierte Persönlichkeit, die weiß, wo sie steht - «geerdet» und resilient.
* Deutsch ist Ihre Muttersprache und Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
* State-of-the-art IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Teams, etc.).
* Ein Höchstmaß an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick: Sie sind zurückhaltend, wo angebracht und gleichzeitig ein «enabler», wenn erforderlich - das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
* Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
* Sie haben Sinn für Humor, denn dieser kommt - bei aller Dynamik im Alltag - nicht zu kurz.
Worauf Sie sich freuen dürfen
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit zwei freundlichen und erfahrenen Geschäftsführern, in einfreundlichenn und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist. Die beiden Herren pflegen eine «open-door-Policy», sind umsetzungsstark und werfen sich pragmatisch die Bälle zu. Im Unternehmen begegnet man sich offen, kollegial und respektvoll – auch ein Grund, warum sich die Mitarbeitenden dort wohlfühlen und die Fluktuation niedrig ist. Ihre Arbeitsplatzumgebung ist «state-of-the-art». Sie haben ein eigenes Büro, das top modern und ergonomisch ausgestattet ist. Nicht zuletzt erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihr Bewerbungsdossier (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), das uns unter apply@barnickelfellows.ch mit Angabe Ref. «Passionate-Together-DE» erreicht.
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