PSI Software Process Industries & Metals ist ein internationales Unternehmen, das seit über 50 Jahren am Markt präsent ist und als Nummer 1 für Software und Beratung im Bereich Produktionsmanagementlösungen für die Metallindustrie gilt. Im Laufe der Jahre haben wir maßgeschneiderte und hochwertige Lösungen entwickelt, um die Anlagenleistung unserer Kunden weltweit zu maximieren und ihnen innovative Lösungen zur Unterstützung der Dekarbonisierung bereitzustellen.
Als Office Manager/in (f/m/d) bist du das organisatorische Herz unseres Unternehmens und sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag. Du koordinierst administrative Prozesse, unterstützt verschiedene Teams und trägst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise maßgeblich zu einem effizienten und angenehmen Arbeitsumfeld bei.
Empfang & Büroorganisation: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten – sowohl im Büro als auch telefonisch – und sorgst für eine angenehme Atmosphäre und reibungslose Abläufe.
Meeting- & Eventmanagement: Du organisierst und bereitest Meetings vor und behältst stets den Überblick. Zudem planst und setzt du interne Events wie Jubiläen, Firmenfeiern und Team-Meetings kreativ um.
Office & Facility Management: Du beschaffst und verwaltest Büromaterialien, Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferanten- und Versicherungsverträge und steuerst externe Dienstleister.
Travel Management: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotels, Restaurants) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
People & Organization Support: Du unterstützt das People & Organization Team beim Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start zu ermöglichen, sowie im Interviewprozess.
Payroll & Accounting Support: Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Payroll & Accounting und prüfst sowie verwaltest den Zahlungsverkehr und Rechnungen.
Audit Support: Du unterstützt bei internen und externen Audits
Qualifikation & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder mit Bezug zu Office Management, Personal- oder Finanzadministration mit.
Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
Zeit- & Prioritätsmanagement: Auch in einem dynamischen Umfeld behältst du den Überblick, setzt klare Prioritäten und arbeitest sorgfältig, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.
Organisationstalent: Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, und sorgst mit deiner vorausschauenden Planung für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
Digitales Know-how: Du bist versiert im Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit Zeiterfassungs- oder HR-Systemen, oder anderen digitalen Verwaltungstools.
Arbeitsumfeld - Arbeite in einem engagierten, kompetenten und freundlichen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Mobilität – Wähle zwischen einem Zuschuss zum Jobticket oder JobRad, um flexibel und umweltbewusst unterwegs zu sein
Mitarbeitervorteile – Genieße attraktive Rabatte über unsere Corporate Benefits-Plattform
Weiterentwicklung - Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine berufliche Entwicklung
Teamgeist – Freue dich auf gemeinsame Team Events und einen offenen, wertschätzenden Austausch