Einleitung
Die Versuchs- und Lehranstalt für Brauerei in Berlin (VLB) e.V. zählt zu den traditionsreichsten Forschungseinrichtungen im Bereich der Brau-, Malz- und Getränkeherstellung. Als unabhängiges Kompetenzzentrum verbindet sie anwendungsorientierte Forschung, technische Beratung und Ausbildung für die nationale und internationale Brau- und Getränkebranche. Mit ihrem praxisorientierten Ansatz unterstützt die VLB Unternehmen und Institutionen seit vielen Jahrzehnten zuverlässig in wissenschaftlichen, technologischen und qualifikatorischen Fragestellungen. Darüber hinaus bietet sie ein breites Fort- und Weiterbildungsprogramm auf Deutsch und Englisch für ein weltweites Fachpublikum.
Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit für das Sekretariat in Vollzeit (38,5 Wochenstunden). Die Position ist klar ausführend ausgerichtet und bildet die administrative Basis des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung.
Ihre Aufgaben
* Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Terminabstimmungen
* Pflege des Kalenders der Geschäftsführung nach Vorgabe
* Organisation von Besprechungen und internen Terminen inklusive Raum- und Unterlagenvorbereitung
* Unterstützung der Geschäftsführung bei der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Mitgliedern
* Empfang und Betreuung von Gästen der Geschäftsführung im Rahmen von Besprechungen und Terminen
* Interne und externe Recherchen zu geschäftlichen und organisatorischen Fragestellungen
* Protokollierung von Besprechungen und Erstellung einfacher Übersichten
* Ordnungsgemäße Ablage, Pflege und Strukturierung von Dokumenten in digitalen Systemen
* Vorbereitung von Präsentationen und Schriftstücken nach Vorlage
* Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
* Unterstützung bei allgemeinen Büro- und Verwaltungsaufgaben
Administrative Tätigkeiten im Personalbereich
* Terminorganisation im Zusammenhang mit arbeitsmedizinischen Untersuchungen
* Ablage und Digitalisierung einfacher Personalunterlagen
* Organisatorische Unterstützung bei Ein- und Austritten
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word
* Hervorragendes Zeitmanagement und Organisationsvermögen
* Verlässliche, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
* Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten
* Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprache von Vorteil
Wir bieten Ihnen
* Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Arbeitsfeld
* Einblicke in strategische und operative Gesamtzusammenhänge der Organisation sowie Verantwortung für bereichsübergreifende Themen
* Einen modernen Arbeitsplatz mit sehr guter Verkehrsanbindung
* 30 Tage Jahresurlaub
* Attraktive Arbeitgeberangebote (Urban Sports Club, 20% Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, diverse Corporate Benefits, Zuschuss Jobticket oder steuerfreie Sachbezugskarte)
Kontaktinformationen
Möchten Sie Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen und weiterentwickeln? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Für weitere Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Dana-Samira Beck, telefonisch unter 030 450 80 207 zur Verfügung.
Gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft!