An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaber*in sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Mitarbeiter*in im Bereich Prüfungen unterstützen Sie Lehrende in allen prüfungsorganisatorischen Angelegenheiten.
Wenn Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit denen in dieser Stellenübersicht übereinstimmen, sollten Sie Ihre Bewerbung nicht aufschieben.
Zur Unterstützung des Prüfungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in im Umfang von 100 % (eine Aufteilung der Stelle auf 2 Teilzeitstellen mit jeweils 50 % ist grundsätzlich möglich).
In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:
Assistent*in (m/w/d) Prüfungsorganisation Medizin
Kennziffer: Tech26050
* Start: nächstmöglich
* Vollzeit (Teilzeit möglich)
* Vergütung nach E6 TV-L
* unbefristet
Veranstaltungskoordination im Kontext Prüfungen:
* Unterstützung bei der Durchführung von Reviewboards zur Qualitatssicherung der Prüfungen und Prüfer*innenschulungen
* terminliche Koordination und Dokumentation weiterer Besprechungen im Kontext Prüfungen
* Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten (Gremien- und Sitzungstermine etc.)
* Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben
Informationsmanagement:
* zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/ telefonisch/ moodle) im Kontext der Prüfungsentwicklung und -organisation
* Entwicklung und Bereitstellung von Informationen zu häufigen Beratungsanlässen
* Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten
* Abstimmung mit dem Prüfungsamt bzgl. Anmelde- u. Zulassungsverfahren zu Prüfungen und bzgl. allgemeiner prüfungsbezogener Kommunikation mit Studierenden
Unterstützung der Prüfungsorganisation:
* Bereitstellung der Prüfungsdokumente
* Organisation des Caterings und des Techniksupports
* Unterstützung der Abstimmung zwischen Prüfenden und dem Unterstützungspersonal (insbes. Hilfskräfte)
* Mitwirkung bei der Vorbereitung der Prüfungsräume
Das erwarten wir
* abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
* Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
* hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
* sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
* sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
* Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
* Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs und/oder Erfahrung im medizinischen Bereich
* mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
* Englischkenntnisse
* Kenntnisse xnbtkat im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen
* Vergütung nach E6 TV-L
* unbefristet
* Vollzeit (Teilzeit möglich)
* interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
* Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* sicherer Arbeitsplatz
* fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
* flexible Arbeitszeiten
* 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
* FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
* Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
* gute Verkehrsanbindung
* betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
* kollegiale Zusammenarbeit
* offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
* spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
* modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
* vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)