Als Persönliche Assistenz der Geschäftsführung bist du eine zentrale Schlüsselposition im Unternehmen. Du arbeitest eng und vertrauensvoll direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt diese sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei strategischen Projekten.
Die Rolle vereint klassische Assistenzaufgaben mit Projektmanagement, Bau- und Partnerkoordination, strategischer Vorbereitung sowie der Mitwirkung im Marketing- und Social-Media-Umfeld.
Du bist organisatorischer Dreh- und Angelpunkt, Mitdenker:in, Vorausplaner:in und Umsetzer:in zugleich.
Aufgaben
1. Persönliche Assistenz der Geschäftsführung
* Enge, direkte Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
* Termin- und Kalenderkoordination inkl. Priorisierung und Vorbereitung
* Organisation und Nachbereitung von Meetings, Calls und Geschäftsreisen
* Vor- und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Unterlagen
* Eigenständige Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben
* Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Partnern und externen Dienstleistern
* Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
2. Projekt- & Baukoordination (Umbau, Ausbau, neue Standorte)
* Unterstützung und Koordination laufender und neuer Bau- und Umbauprojekte
* Einholen, Vergleichen und Aufbereiten von Angeboten (Handwerker, Dienstleister, Lieferanten)
* Kommunikation mit Bauleitern, Handwerksbetrieben, Architekten und externen Partnern
* Termin- und Ablaufkoordination der einzelnen Gewerke
* Nachverfolgung von Deadlines, Budgets und offenen Punkten
* Dokumentation des Projektfortschritts und regelmäßiges Reporting an die Geschäftsführung
* Mitwirkung bei der Ausschreibung und Auswahl geeigneter Partner und Dienstleister
3. Partnerkoordination & Aufbau neuer Partnerschaften
* Unterstützung beim Aufbau und der Pflege neuer strategischer Partnerschaften
* Koordination von Gesprächen, Terminen und Follow-ups mit potenziellen Partnern
* Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Partnergesprächen
* Pflege von Kontakten, Daten und Partnerübersichten
* Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Kooperations- und Partnermodellen
* Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, bestehenden Partnern und neuen Interessenten
4. Strategische Planung & Business Support
* Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Themen und Planungen
* Recherchen, Markt- und Wettbewerbsanalysen
* Strukturierung von Ideen, Konzepten und neuen Geschäftsansätzen
* Unterstützung bei der Planung neuer Standorte, Projekte oder Expansionen
* Mitdenken, Hinterfragen und Optimieren bestehender Prozesse
* Vorbereitung von Entscheidungs- und Strategiemeetings
5. Marketing & Social Media (begleitend, koordinierend)
* Mitverfolgen und Koordinieren der Social-Media-Aktivitäten
* Abstimmung mit internen oder externen Marketing-Partnern
* Unterstützung bei Content-Planung, Kampagnenideen und Redaktionsplänen
* Monitoring von Social-Media-Kanälen (Kommentare, Nachrichten, Trends)
* Sicherstellung eines einheitlichen Markenauftritts in Abstimmung mit der Geschäftsführung
* Unterstützung bei Marketingaktionen, Launches und neuen Projekten
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
* Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Projektassistenz oder in vergleichbarer Position
* Hohe Organisationsstärke, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
* Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen
* Unternehmerisches Denken und Hands-on-Mentalität
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Office, Projekttools, Kommunikationstools)
* Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
* Interesse an Immobilien-, Bau-, Franchise- oder Hospitality-Themen von Vorteil
Benefits
* Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabenfeld
* Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem motivierten Team
* Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
* Eine angenehme Arbeitsatmosphäre und faire Vergütung
* Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
* exklusive Aufenthalte in ROOM BOOM Unterkünften
* Betriebliche Gesundheit (Zuschuss Fitness Studio, Ernährungs- und Fitness Coach per App)
* Prämienzahlung Mitarbeiter wirbt Franchisepartner
* Geführte Workshops zu Fokus, Resilienz & Leistungsfähigkeit
Wenn du gerne in einem spannenden Umfeld im Immobilienbereich arbeiten möchtest und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben hast, dann bewirb dich bei uns!