Team Assistance (w/m/d)
Für den Standort Taufkirchen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Team Assistant (w/m/d).
Ihre Aufgaben:
* Monitoring und Steuerung von angeforderten Leistungen (z.B. termingebundene Zuarbeiten) und Terminen, Sicherstellen einer funktionierenden Wiedervorlage
* Führen und Organisieren der Ablage inkl. Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme
* Erstellung von Besprechungsprotokollen (extern und intern)
* Terminkoordination und -pflege
* Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon) und Verwaltung von Büromaterial
* Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
* Schriftlicher und persönlicher Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern sowie Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Zuständigkeitsbereiches
* Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
* Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
* Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
* Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten, bspw.
* Zeitwirtschaft (Überprüfung und Freigabe in SAP)
* Erstellen von Bedarfsmeldungen im Warenwirtschaftssystem (Coupa)
* Reiseplanung und Reisekostenabrechnung (BCD)
Ihr Profil:
* Abgeschlossene, mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung, ein fachspezifische Zusatzausbildung (z.B. Geprüfte Sekretärin/Geprüfter Sekretär (IHK), Officemanager IHK) ist wünschenswert
* Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
* Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse
* Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Bereitschaft sich neue Themen anzueignen
* Fähigkeit zur Selbstorganisation
* Fähigkeit, in mehreren Themen parallel zu arbeiten
* Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
* Organisationstalent
* Schnelle Auffassungsgabe
* Ziel- und lösungsorientiertes Denken
* Optimierung von Aufwand/Ergebnis
* Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung (intern, extern)
* Ausgeprägte Kontaktstärke
* Fähigkeit zur internen / externen Kommunikation und Beziehungspflege
* Hohes Maß an Resilienz
* Starke Kommunikationsbereitschaft und -fähigkeit
* Hohe Teamfähigkeit
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