Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d)
Alle relevanten Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, die ein erfolgreicher Bewerber benötigt, sind in der folgenden Beschreibung aufgeführt.
Das Deutsch-Französische Forschungsinstitut Saint-Louis (ISL) , im Dreiländereck Deutschland - Frankreich - Schweiz, ist eine international anerkannte und in einem globalen wissenschaftlich-industriellen Netzwerk verankerte Forschungseinrichtung. Unsere Forschungsschwerpunkte liegen auf verschiedenen sicherheits- und verteidigungsrelevanten Gebieten. Wir arbeiten sowohl im Bereich der Grundlagenforschung als auch anwendungsorientiert. Dabei gewinnt die Nutzung unserer Forschungsergebnisse auch für zivile Anwendungen zunehmend an Bedeutung.
Zur Verstärkung der Personalabteilung sucht das ISL eine zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) .
Ihre Aufgaben
Sie wirken an der administrativen Betreuung des Personals während seines gesamten beruflichen Werdegangs innerhalb des Instituts mit:
Administrative Betreuung von Praktikanten/-innen und Auszubildenden:
Erstellung der Personalakten,
Ausarbeitung, Nachverfolgung und Kontrolle von Praktikumsvereinbarungen und zugehörigen Dokumenten,
Bearbeitung der damit verbundenen Verwaltungsformalitäten
Durchführung der Austrittsformalitäten (Bescheinigungen, Abschlussunterlagen usw.)
Bearbeitung von administrativen Formalitäten bei den zuständigen Stellen
Berechnung des Dienstalters sowie der damit verbundenen Ansprüche (Vergütung, Urlaub)
Administrative Assistenz: Unterstützung des Leiters der Personalabteilung bei der Vorbereitung und der Organisation des jährlichen Beförderungsverfahrens
Vorbereitung und Nachverfolgung von Beurteilungs- und Beförderungsverfahren
Vorbereitung, Betreuung und Erstellung von Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeitsmedaillen sowie Ehrungen im Rahmen nationaler Orden
Pflege der Datenbanken und HR-Übersichten
Erstellung von Statistiken, Berichten und monatlichen Reportings
Mitwirkung bei der Erstellung von Schreiben, Vermerken und Verwaltungsdokumenten
Mitwirkung an der Verbesserung und Aktualisierung von HR-Verfahren
Durchführung von Sekretariats- und Verwaltungsassistenzaufgaben für den Leiter der Personalabteilung sowie die Verantwortliche für die Personalverwaltung
Ausbildung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Verwaltungsmanagement oder Personalwesen oder Bachelorabschluss im Bereich Personalwesen
Zwingend erforderliche Zweisprachigkeit Französisch-Deutsch
Englischkenntnisse sind von Vorteil
Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Genauigkeit und Diskretion
Gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
Sicherer Umgang mit Bürosoftware (Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie mit HR-Informationssystemen (SIRH)
Die Besetzung der Stelle ist zunächst für drei Jahre vorgesehen, eine Verlängerung oder Entfristung ist möglich.
Wenn Sie sich von dieser Herausforderung angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, sonstige relevante Nachweise) unter Angabe des Kennwortes „ SRH-G “.
Sollten Sie innerhalb von sechs Wochen nach Einreichung Ihrer Bewerbung keine Nachricht vom ISL erhalten haben, ist davon auszugehen, dass Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigt werden konnte. Xbzrezb
Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Jetzt bewerben
Um sich zu bewerben, schicken Sie Ihre Bewerbung bitte an unter Angabe der
Referenz SRH-G