Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d)
Stellenkennung: 21-2026
Ihre Aufgaben:
Personalmanagement und administrative Koordination im Direktorat
* Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat
* Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
* Übersicht und Nachhalten/Aufbereiten von Personalunterlagen
* Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren; sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen
* Pflege und Administration direktionseigener Infrastruktur und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer, Lizenzen, Inventar)
* Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
* Wissensmanagement für Direktorat übergreifende Angelegenheiten
* Arbeits- und Gesundheitsschutz im Direktorat, Administration von Arbeitsschutzunterweisungen, Pflege und Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilungen
Schnittstellenmanagement und Veranstaltungsorganisation
* Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung, Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung Direktorats interner Regelungen
* Organisatorische Unterstützung ausgewählter Veranstaltungen des Direktorats (intern und extern)
Berichtswesen und Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors
* Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft), Aufbereitung von Informationen für Berichtszwecke
* Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen und Mitwirkung bei institutsweiten Berichtsanlässen
* Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken des Wissenschaftlichen Direktors;
* Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers des Wissenschaftlichen Direktors, insbesondere bei Terminabstimmungen und Reiseorganisation; Organisatorische Unterstützung bei Besuchen und Terminen von Gästen des Direktors
Ihre Qualifikation:
* Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
* Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
* Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
* Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
* Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
* Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert
Wir bieten:
* Ein internationales Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten fördert
* Ein kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
* Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) bis zu EG 10 bei Vorliegen der Voraussetzungen (inklusive Jahressonderzahlung)
* Flexible Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten (bis zu 40%)
* ZALF-Firmenticket
* Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsangebote
Die Position im Umfang von 75% einer vollen Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre. Eine längerfristige Perspektive wird angestrebt und bei Interesse und Bedarf die Möglichkeit einer Erweiterung des Stellenumfangs auf 100% geprüft.
Das ZALF fördert die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und begrüßt Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht und sexueller Identität. Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
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