Vizepräsident*in (VP2)Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten der Freien Universität Berlin VollzeitbeschäftigungunbefristetEntgeltgruppe 9a TV-L FUKennung: VP22-2026
Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, individuelle Weiterbildung sowie Gesundheitsförderung sind uns besonders wichtig. Zusätzlich profitieren Sie von zahlreichen weiteren Vorteilen: einem sicheren Arbeitsplatz, einer Zusatzversorgung (VBL), einem Jobticket, einer ermäßigten Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, einem vielfältigen Hochschulsportangebot, der Möglichkeit zur Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen sowie 30 Urlaubstagen pro Jahr.Ergänzen Sie das Team des Vizepräsidenten in einer unbefristeten Position und gestalten Sie die Arbeit im Präsidium der Freien Universität Berlin aktiv mit.
Aufgabengebiet:Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidentenschriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen SpracheOrganisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, TeilnehmendenmanagementVorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von DienstreisenGästebetreuungÜberwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster BearbeitungsschrittePflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller VorgängeDurchführung themenbezogener RecherchenVorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent*inProtokollierung und Nachbereitung von BesprechungenVorbereitung, Organisation und Abrechnung von DienstreisenPersonalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen)Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP
Einstellungsvoraussetzungen:Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse; Deutsch Niveau C2 des GeR, Englisch B2 des GeR, romanische Sprache B2 des GeR; Das wünschen wir uns von Ihnen:Erfahrung im professionellen Büromanagement sowie im Umgang mit anspruchsvollen organisatorischen AbläufenGute Kenntnisse universitärer oder vergleichbarer institutioneller Strukturen und VerwaltungsprozesseSehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und SchriftFreundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innenAusgeprägte Organisations- und KoordinationsfähigkeitHohe Verantwortungsbereitschaft, Zuverlässigkeit und EigenständigkeitTeamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte ArbeitsweiseLoyalität, Diskretion und ein hohes Maß an VertrauenswürdigkeitFundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. JahressonderzahlungGleitende Arbeitszeit mit Home-Office AnteilenDie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-WocheZusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und WeiterbildungsangebotMöglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und GesundheitsförderprogrammVergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen NahverkehrReduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische MuseumMitarbeiter*innen-Preis in den Mensen
Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.