Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Amtsleitung beim Amt für Interne Dienste
1. Publizierung bis: 03.11.2025
Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig!
Wir bieten Ihnen folgende Stelle:
Unser Angebot:
2. Status Beamte/in bzw. Tarifbeschäftigte/r
3. Eintritt sofort
4. Dauer unbefristet
5. Arbeitszeit Vollzeit (41 bzw. 39 Std./Wo.), Teilbeschäftigung möglich
6. Bezahlung A 9 m.D. HBesG bzw. EG 9a TVöD (vorbehaltlich einer abschließenden Bewertung)
7. (Brutto-)Gehalt (mtl.) 3.558,96 € bis 4.844,33 € (je nach Berufserfahrung)
8. Monatsgehälter 12,7028 (inkl. Jahressonderzahlung)
9. Bewerbungsfrist 3. November 2025, Kennziffer 1/276 (bitte angeben)
Das Amt für Interne Dienste der Wissenschaftsstadt Darmstadt ist der zentrale Dienstleister für die interne Verwaltung und Organisation der Stadtverwaltung. Es sorgt für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse und stellt die notwendigen Ressourcen für die städtischen Ämter bereit. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Personal- und Organisationsangelegenheiten. Damit trägt das Amt maßgeblich zur Effizienz und Leistungsfähigkeit der gesamten Stadtverwaltung bei.
Ihre Aufgaben:
10. Vorzimmertätigkeiten u.a.
o Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
o Führung des Terminkalenders der Amtsleitung (einschließlich Überwachung der rechtzeitigen Vorlage von relevanten Unterlagen sowie deren Zusammenstellung in Mappen und digitaler Form)
o Koordination von Terminen mit den angeschlossenen Abteilungen und Sachgebieten
o Telefonannahme und Vermittlung (Klärung von Sachverhalten vor amtsinterner Weitergabe)
o Organisation einschließlich Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Veranstaltungen (bspw. Dienstbesprechungen, Amtsleitertagungen, Fortbildungsveranstaltungen)
o Aufbereitung von Statistiken und Analysen
o Überwachung von Wiedervorlagen sowie Aktualisierung in der Vorgangsverwaltung
o Erstellung von Magistratsvorlagen im System
11. Bearbeitung von Nebentätigkeiten u.a.
o Inhaltliche Prüfung von Anträgen auf Ausübung einer Nebentätigkeit (Anzeige, Genehmigung, Versagung)
o Überwachung und Wahrung von Anzeigen und Beendigungen bzgl. Ausübung von Nebentätigkeiten
o Prüfung der Inhalte der Nebentätigkeit im Hinblick auf Einschränkungen, Umfang sowie gesetzliche Bestimmungen sowie auf Inhalte, die in direkter Konkurrenz zur Haupttätigkeit stehen (einschließlich der Einleitung und Durchführung von Sanktionierungen/Abmahnungen bei Verstößen nach Anhörung)
o Führung von Personalgesprächen in diesem Themenkomplex
12. Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden sowie Maßnahmen zur Strafverfolgung gegen Dritte (stadtweit)
13. Erstellung von Aussagegenehmigungen (stadtweit) sowie der Gewährung von Rechtsschutz (stadtweit)
14. Bearbeitung des Bildungsurlaubes sowie Freistellungen bei Jugendarbeit (intern)
15. Angebotsvorsorge für die Bildschirmarbeitsplatztauglichkeit sowie die Fahr- und Steuertätigkeiten
16. Freistellung von Personalratsmitgliedern
17. Sonderaufgaben nach Weisung des Amtsleiters
Ihre Qualifikation:
18. Laufbahnprüfung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst oder
19. eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
20. fundierte MS-Office-Kenntnisse
21. gute Kenntnisse des Aufbaus und der Aufgaben der Stadtverwaltung, speziell für die Inhalte des
Personal- und Organisationswesen sowie des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
22. Belastbarkeit, Organisationsfähigkeit, Flexibilität, sicheres Auftreten und Zuverlässigkeit
23. Bildschirmtauglichkeit
Wünschenswert sind darüber hinaus:
24. Nachweis über die berufs- und arbeitspädagogische Eignung nach § 2 der Ausbilder-Eignungsverordnung (AdA-Lehrgang) bzw. die Bereitschaft, die Ausbildereignung zeitnah zu erwerben
Ihre Vorteile:
25. Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Sozialberatung
26. flexible Arbeitszeiten
27. abwechslungsreiches Aufgabengebiet
28. selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
29. ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung mit dem kostenlosen Jobticket Premium,
-> Standort des Arbeitsplatzes: Rheinstraße 23, 64283 Darmstadt