Die Stelle im Überblick
Als Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Direktor und Klinikdirektor Prof. Dr. med. Volkmar Falk sowie den Ärztinnen und Ärzten der Klinik. Sie sind Teil eines Office-Teams und unterstützen die Klinikdirektion in allen organisatorischen sowie administrativen Angelegenheiten und sorgen für reibungslose Abläufe.
Zu Ihren Aufgaben zählen:
1. Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten des Klinikdirektors und den leitenden Oberärztinnen und Oberärzten
2. Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
3. Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen - in deutscher und englischer Sprache - von Patientinnen, Patienten und Angehörigen sowie Zuweiserinnen und Zuweisern
4. Eigenverantwortliche Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten
5. Planung und Koordination von Dienstreisen
6. Postbearbeitung der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache
7. Empfang und Betreuung von Gästen der Klinkdirektion
Es ist Anwesenheit vor Ort erfordlich - die Möglichkeit, im Homeoffice, mobil oder remote zu arbeiten, besteht nicht.
Damit bereichern Sie unser Team
8. Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation im Gesundheitswesen, als Sekretärin bzw. Sekretär oder eine vergleichbare Qualifikation
9. Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder in einer Assistenzfunktion
10. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
11. Fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit klinischen Informationssystemen wie SAP
12. Sicheres, freundliches Auftreten sowie überzeugende Umgangsformen
13. Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Vertraulichkeit
14. Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement
15. Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Leistungsfreude
16. Vertrautheit mit Strukturen und Prozessen eines Klinikbetriebs und der medizinischen Terminologie (wünschenswert, aber kein Muss)
Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit
17. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
18. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
19. Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
20. Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
21. Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie )