Office Manager
(m/w/d)
Düsseldorf Startdatum: sofort Referenznummer: 841086/1
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Aufgaben
1. Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Office- und Management-Umfeld
2. Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektrelevanten Aufgaben
3. Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
4. Betreuung und Pflege von Dokumentationen, Verträgen und internen Datenbanken (z. B. SharePoint)
5. Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
6. Unterstützung bei regulatorischen und aufsichtsrechtlichen Reportings (z. B. Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für BaFin, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat)
7. Mitwirkung bei internen Projekten, insbesondere bei Transformations- und Migrationsvorhaben
8. Organisation von Office-Themen wie Infrastruktur, Einkauf und externe Dienstleistersteuerung
Profil
9. Berufserfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Tätigkeit
10. Keine Berührungsängste mit IT-Systemen ( Einkaufssysteme)
11. Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke
12. Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
13. Erfahrung in Terminkoordinationen sowie bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben
Benefits
14. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
15. In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
16. Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner
17. Angenehmes Arbeitsklima