Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung 08.12.2025 Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. München
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Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung
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München
Informationen zur Anzeige:
Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung
München
Aktualität: 08.12.2025
Anzeigeninhalt:
08.12.2025, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
München
Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung
Über uns:
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Aufgaben:
* Sie unterstützen gemeinsam mit zwei Kolleg*innen ein Team aus ca. 20 Institutsbetreuer*innen (IBs) in der Generalverwaltung (GV) der MPG in München.
* Sie übernehmen redaktionelle Beiträge bei der Erstellung von Unterlagen für Berufungsgespräche, Institutsbesuche, Gremiensitzungen etc. in der Zuständigkeit der IB.
* Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der IB.
* Sie sorgen für die termingerechte Bereitstellung sämtlicher IB-Unterlagen für die MPG-Leitung.
* Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der Büro- und Prozessabläufe im IB-Bereich und in der Abteilung gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
* Sie koordinieren administrative Projekte und Veranstaltungen in der Zuständigkeit der IB und der Abteilung.
* Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung.
* Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG.
* Sie übernehmen alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.
Qualifikationen:
* Abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Kauffrau*mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen
* Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld
* Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
* Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Priorisierungsfähigkeit und hervorragendem Organisationstalent
* Starke Teamorientierung sowie überzeugende Kommunikationsfähigkeiten
* Fließende Deutsch- als auch Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) in Wort und Schrift
Wir bieten:
* Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
* Was Sie von uns erwarten können
* Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
* Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
* Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
* Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
* Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Weitere Informationen:
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
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